Projecten
Uit Covide
Let op! De projectenmodule is in de zomer van 2009 geheel vernieuwd!
Inleiding
Sommige bedrijven sturen helemaal op basis van relaties, andere vooral vanuit de mail, weer andere in eerste instantie vanuit de projectadministratie. Elk bedrijf zal een project anders definiëren. Covide laat de gebruiker daar heel erg vrij in. Het biedt daartoe een helemaal generiek basisdeel en een deel, dat u zelf kunt inrichten naar eigen smaak via de projectinstellingen. Covide noemt dat 'Uitbreidingen op de Projectmodule'. Het eerste deel van dit hoofdstuk handelt uitsluitend over het generieke basisdeel.
Projecten managen
De Projectadministratie kent diverse rollen. Verderop komen de rollen aan de orde die specifiek per project zijn. U vindt ze op de projectkaarten zelf. Daar ziet u niet vermeld staan de globale projectmanager en de limited projectmanager. Deze rollen zijn projectoverstijgend en worden aan gebruikers toegekend in de gebruikers instellingen van iedere individuele gebruiker.
- De globale projectmanager is de leidinggevende die alle informatie betreffende het project kan invoeren, maar tevens alle managementinformatie kan uitlezen. Hij is de enige die de beschikking heeft over de uitgebreider Projectkaart met de cijfers van inkoop en verkoop per medewerker daarop. Hij is ook de enige die de cijfers aldaar kan exporteren en printen.
- De limited projectmanager is de administratieve kracht die alle gegevens wel kan invoeren, maar de cijfers niet kan uitlezen.
De lijst met projecten
Wanneer u toegang hebt gevraagd via het Dashboard tot het onderdeel projecten, ziet u - mits u voldoende rechten hebt - een lijst van actieve projecten als hieronder met het bekende 'meer acties ' - menu rechtsboven. De eerste menu optie daarin is een zelfde lijst maar dan van de niet-actieve projecten. Onnodig te schrijven dat u er goed aan doet omwille van het overzicht om een project op niet-actief te vinden, wanneer er gedurende langere tijd geen actie op verwacht wordt. Het is – net als in het Adresboek – een lijst met in eerste instantie alleen actieve projecten. Afhankelijk van de status vindt u voor de projectnaam twee of drie iconen. Het eerste met de twee werkbladen geeft toegang tot de informatie van dat betreffende project op dezelfde manier als via een klik op de projectnaam. Hierover verderop meer. Wanneer u als eerste het labelicoontje aantreft, betreft het een hoofdproject, waaronder u een tweede lijst zult aantreffen met projecten.
Menuopties en Zoeken
| Uitgebreid en toch zeer overzichtelijk doorklikken naar gekoppelde relaties, notities, enz. eigen activiteiten managen |
Het potloodicoon biedt rechtstreeks de mogelijkheid om te gaan wijzigen. Een eventuele rode vlag betekent, dat er uren zijn geregistreerd, die nog niet zijn gefactureerd. Het derde (niet altijd aanwezige) icoon met de rode vlag betekent hier, dat er uren op dit project of één van de onder het hoofdproject vallende deelprojecten zijn geboekt sinds de laatst aangegeven factuurdatum.
Als voorbeeld ziet u hiernaast een lijst van in dit geval drie actieve projecten, waarop nog ongefactureerde uren zijn geboekt, een project zonder nog te factureren uren en een hoofdproject, waaronder in elk geval één subproject, waarop zich uren bevinden die facturabel zijn.
Behalve de naam van de voor dit project hoofdverantwoordelijke binnen de organisatie ziet u ook meteen de naam van de relatie. Een klik voert u onmiddellijk naar de relatiekaart.
Projecten die niet actief zijn, kunt u gelijst krijgen via 'meer acties' in een lijst van alleen niet-actieve projecten of via een totaallijst van actieve en niet-actieve projecten via een muisklik op “toon alle projecten”.
Als u wilt zoeken naar een project klikt u in het zoekboxje en geeft daar een zoekterm in. U kunt daarbij zoeken op de projectnaam of de projectomschrijving. De dropdown werkt als een handig in te zetten filter.
Hoofdprojecten
In de lijst hierboven is de onderste van de vier een zogenaamd Hoofdproject.
Een 'Hoofdproject' moet u zien als een soort van paraplu boven een aantal projecten (soms voor het genak subprojecten genoemd), die op de één of andere manier bij elkaar horen. Het is een handigheid om een groot project in kleinere eenheden op te delen, die delen afzonderlijk te (laten) managen en ze toch bij elkaar te houden.
Op een Hoofdproject kunt u dus geen uren registreren. Dat doet u op de gewone projecten. Een Hoofdproject is zichtbaar in de lijst, zolang er één of meerdere onderliggende projecten op actief staan. Zodra alle projecten op niet-actief komen, gaat het Hoofdproject ook automatisch uit de lijst van actieve projecten.
De rollen 'manager', 'uitvoerder' en 'toegang' hebben in de software (nog) geen hiërarchische functie, maar ... er kan wel slechts één 'manager' of 'uitvoerder' zijn en veel meer gebruikers met de rol 'toegang'.
De rollen zijn wel van belang in verband met de integratie mogelijkheden van OpenOffice.org om op meerdere niveaus de gewenste rapportages te kunnen maken. Hoe dát werkt, wordt in het bestek van deze Wiki later nog uitgewerkt, omdat het helemaal afhankelijk is van of die integratie wordt gebruikt en hoe deze wordt toegepast. De 'manager' heeft wel de extra menukeuze 'Uitgebreide informatie' in zijn 'meer acties' menu. Daarmee krijgt hij een overzicht van de op betreffend project uitgevoerde werkzaamheden.
Eenmaal naar de kaart een Hoofdproject doorgesurft, worden de verschillende projecten in een lijst getoond. Daarboven vindt u als Globaal Projectmanager de optellingen van de verschillende in de lijst genoemde geregistreerde, maar nog niet gefactureerde uren.
Let op ivm rechten!!
- Wanneer iemand rechten krijgt op een Hoofdproject, erft hij die meteen mee naar alle projecten die onder zo'n paraplu zijn geplaatst.
- Als er een hoofdproject (A) is, met als subproject (B) en Piet heeft rechten op A en Klaas heeft rechten op B, dan zullen Piet _EN_ Klaas rechten hebben op B omdat Piet rechten heeft op het hoofdproject van B.
Managen van activiteiten
| eenvoudig volledig in te richten naar uw bedrijf/organisatie úw bedrijfsactiviteiten incl. uurprijs eenvoudig registeren naast verkooptarieven ook inkoop en marge |
De basis van Covide is zo generiek mogelijk geprogrammeerd. Uiteraard kunt u de activiteitenlijst - te gebruiken voor de urenregistratie - zelf inrichten als gewenst.
In ons voorbeeld hebben we als activiteiten behalve de betaalde activiteiten ook niet-betaalde activiteiten opgenomen, die u wellicht hier niet zou hebben verwacht. Het klinkt ook wat vreemd om ziekte en opgenomen vrije dagen (inclusief vakantie) via de projectadministatie vast te leggen. Echter ... door de integratie met de HRM-module kunnen hiermee heel eenvoudig een overzichten worden gegenereerd zowel per medewerker als binnen - bijvoorbeeld een project ziektedagen - in een vergelijking. Doordat later dit jaar ook in grafieken de resultaten zullen worden weergegeven, hebt u op deze manier heel transparant een overzicht van de niet productieve momenten van uw medewerkers.
Het vastleggen van de verkooptarieven per activiteit kan ook per medewerker gedaan worden. Wanneer u een verkooptarief daadwerkelijk koppelt aan een medewerker, zal die activiteit door andere medewerkers niet kunnen worden gekozen als zij uren gaan registreren. Uitzonderingen op die regel zijn de 'globale projectmanager' en de 'limited projectmanager'. Aangezien gebruikers met die rollen ook uren door anderen gerealiseerd moeten kunnen vastleggen. Stringent doorgevoerd betekent het koppelen van verkooptarieven aan medewerkers, dat een medewerker alleen die tarieven kan kiezen, die aan hem zelf of aan niemand zijn gekoppeld.
De inkooptarieven (bruto uurloon, kilometervergoeding in centen en overhead in percentage) worden niet hier vastgelegd, maar op de medewerkerskaart. Ze zijn immers per medewerker verschillend en wel bepalend voor uw marge, zijnde het daadwerkelijke verschil tussen inkoop en verkoop.
De 'afdelingen' maakt u aan onder de uitbreidingen op de projectenmodule (ze worden daar bedrijfsonderdelen genoemd). Deze 'afdelingen' kunnen in de uitbreiding een grote rol spelen op de projectkaart. U kunt ze vooralsnog ook gewoon negeren. Het veld 'afdeling' is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van de Uitgebreide Projectenmodule. Standaard staat deze uit.
Via de menukeuze 'meer acties' kunt u nieuwe 'activiteiten groepen' aanmaken. Op dit moment is dat nog alleen om de activiteiten te ordenen. In de toekomst zullen we hieruit ook nieuwe management informatie gaan halen om via grafieken te tonen. Het invoeren van zowel nieuwe activiteiten groepen als verkoop tarieven is zeer eenvoudig. In het lege veld onderaan voert u de gewenste naam in en vervolgens klikt u op de diskette.
U kunt zelf elk veld wijzigen door in het veld de wijziging meteen in te voeren en op de diskette te klikken. Met de diskette-icoon dient u dit vervolgens op te slaan. Vanaf dat moment zijn de activiteiten meteen beschikbaar in uw urenregistratie. Verwijderen doet u via de prullenbak erachter.
Let op!! Aangezien de registratie geheel geïntegreerd is, worden de tarieven die u aanpast ook meteen toegepast in alle uren, die u vanaf dat moment registreert.
Hoe het registreren van uren in zijn werk gaat, wordt elders uitgelegd.
Managen van overige projectkosten
| volledig in te richten naar uw bedrijf/organisatie behalve verkoopkosten ook de inkoopkosten en marge |
Precies zoals u dat hebt gedaan met de uren, kunt u in Covide ook andere kostenposten eenvoudig managen, zodat ze bij de registratie door de medewerker meteen op het project kunnen worden geboekt. In ons voorbeeld hebben we een bedrag ingevuld onder tarief. Dat is natuurlijk nauwelijks echt nuttig.
Wanneer de kostenposten bijvoorbeeld tegelijkertijd met de urenregistratie worden vastgelegd door de gebruiker, voert hij de inkoopkosten in en past hij eventueel ook het verkooptarief aan. Uiteraard kunnen de globale en de limited projectmanager indien noodzakelijk geacht die verkooptarieven verhogen of verlagen, zodat er marge gaat ontstaan.
Urenoverzicht
Met de menukeuze 'Urenoverzicht' onder 'meer acties' genereert u het totaaloverzicht van de door uw medewerkers geregistreerde uren gedurende de gekozen periode. Een globaal overzicht.
Door op de naam van een medewerker te klikken, zoomt u verder in op die betreffende medewerker (plaatje hieronder). U ziet een staatje van wat die betreffende medewerker heeft gedaan in die periode uitgewerkt naar het project. Een wat globaler overzicht vindt u per medewerker op diens de Medewerkerskaart.
Wanneer u nu klikt op de projectnaam, komt u - mits u voldoende rechten heeft - in het uitgebreide overzicht terecht. Dit is de zelfde uitgebreide informatie waarop u ook terecht komt vanuit de view per project voor alle daaraan werkende medewerkers: Projecten#Projectoverzicht_uitgebreid.
Pay-roll Export
Zodra u op het globale deel van de uren bent aangeland, bevindt zich onder 'meer acties' de mogelijkheid van het downloaden van een export van alle uren volgens het vaste formaat, dat Pay-roll bedrijven gebruiken. Na het downloaden importeert u het .CSV-bestand, waarbij u tijdens de import de kolommen het juiste format toewijst.
Projectkosten registratie (uren en andere kosten)
| vanuit de agenda, todo's of het project eenvoudig uren en andere kosten registreren overzichtelijk weergegeven in projectenoverzicht inclusief kostprijs en daardoor met enkele handelingen te factureren |
Uren (en andere projectkosten) kan men natuurlijk ook in daarvoor speciaal ontwikkelde programma's registreren. In Covide is er gekozen voor een geïntegreerde aanpak van agenda, taken en projectbeheer. Alle uren (en andere geregistreerde projectkosten) die vanuit de agenda, todo's of projectbeheer worden vastgelegd komen in het project-overzicht terecht. Natuurlijk ontbreekt de mogelijkheid van het registreren van zogenaamde 'bulk'uren niet. Een hoeveelheid uren die u bijvoorbeeld maandelijks achteraf op een project registreert.
Zoals u ziet, is het invoeren van projectkosten in Covide echt heel erg eenvoudig. Stapsgewijs lopen we het formulier even langs. Standaard opent het formulier met het registreren van de uren, omdat dit verreweg het meest blijkt voor te komen. Maar ... bovenaan het venster ziet u nog twee andere tabs: één voor 'bulkuren' invoeren en één voor het invoeren van 'overige projectkosten'.
Let op!!!
- Als u meteen voor registratie vanuit de agenda kiest, is het omschrijvingenvenster na het starten van het formulier via het klok-icoon al ingevuld met wat u in uw agenda had geplaatst. Daarom kunt u ook alleen als u van daaruit de uren wenst te registreren kiezen voor de optie 'agenda aanpassen'. Wanneer u tussen de tabbladen heen en weer surft, wordt de agenda-inhoud echter weer losgelaten.
- Wanneer u werkend vanuit de agenda ook andere zaken dan de uren van die dag wilt registreren, dan begint u bij die andere zaken. Telkens als u iets hebt vastgelegd, komt het systeem terug met het formulier. Als u klaar bent met het invoeren van 'de overige projectkosten' en de 'bulkuren' kunt u uiteraard gewoon kiezen voor de urenregistratie. U zult echter merken, dat nu de in de agenda al ingevoerde zaken niet meer in het venster staan en dat ook het vinkje 'agenda aanpassen' ontbreekt. Wanneer u toch van die voorgedefinieerde inhoud gebruik wilt maken, sluit u eenvoudigweg het formuliervenster en klikt u opnieuw op het klokje.
Hoe gaat het invullen in zijn werk? Aangezien dat op de andere beide tabs nog eenvoudiger is, nemen we hier alleen even het invullen van de uren met u door:
- U selecteert de medewerker door wie de nu in te voeren uren zijn gemaakt, zoals overal in Covide. (Net als in de agenda bijvoorbeeld)
- U selecteert de juiste datum (kan ook via het kalender icoontje)
- U voert de begin- en eindtijd in en het aantal overuren, dat bij deze registratie hoort)
- Vervolgens kiest u de gewenste activiteit, controleert of het vinkje 'factureren' correct is gezet en voert u de omschrijving in.
- Wanneer u nu op het diskette - icoon klikt, wordt wat u hebt ingevoerd vastgelegd op de projectkaart. Hiermee zijn de uren (en eventueel andere kostenposten op het juiste project geregistreerd.
- U herhaalt deze handeling in de verschillende tabbladen, totdat u gereed bent en sluit daarna het registratieformulier af via het rode kruis rechtsboven.
Registreren van vakantiedagen, studiedagen, ziekte etc. via 'bulk'uren
Het lijkt wellicht wat vreemd, maar als u vakantie, studie, ziekte etc. gaat beschouwen als een project, waarop u uren en eventueel zelfs andere kostenposten kunt wegboeken, hebt u plotseling een wel erg handige tool in handen met de functionaliteit van de 'bulk' - uren. Heel handig krijgt u alle overzichten van alle medewerkers namelijk ook op hun eigen medewerkerskaart.
Let op inzake kilometerregistratie!! Aangezien het vastleggen van kilometers ingebed is in de agenda, is ook de registratie van de kilometers daar geregeld. U hoeft daar in de agenda alleen de uren op te voeren, op declarabel te zetten en een project te koppelen. De kilometers worden dan bij het gekoppelde project opgeslagen.
Projectoverzicht beknopt
| de belangrijkste informatie van betreffend project snel en overzichtelijk weergegeven eenvoudig doorsurfen naar andere bij het project horende relevante informatie eenvoudig uren registreren |
Dit scherm verschijnt, wanneer u inzoomt op het project. Dat kan via een klik op de eerste icoon in de lijst of de projectnaam.
Deze beknopte versie van het overzichtsscherm is één van de centrale plekken binnen Covide, waar sommige medewerkers nooit en anderen juist veel komen. Het is als het ware de cockpit van een bepaald project.
Linksboven leest u de projectnaam. Pal daaronder de datum van de door de project administratie aan de financiële administratie laatstelijk doorgegeven facturering. Let wel: Deze datum wordt ge'set' op het moment, dat facturering is gewenst. Eenvoudigweg door op de groene vink te klikken. Een handmatige actie dus, die u op elk moment kunt toepassen en verder geen enkele invloed heeft op het systeem. Alleen wel heel erg handig om overzicht te realiseren voor zowel de mensen die aan het project werken, de administratie als de leidinggevenden.
De belangrijkste functie van dit scherm is wel, dat het toegang biedt tot alle communicatie, die rond het project is verzameld. Via de iconen die onder elkaar zijn geplaatst, krijgt u toegang tot achtereenvolgens de notities, todo's, agenda-afspraken, bestanden, het salesproces, alle e-mail en alle supportcalls voor zover aan dit project gekoppeld. Naast de iconen ziet u meteen hoeveel items er in totaal zijn én daarvóór hoeveel items nog ongeopend.
Onderaan het venster vindt u het overzicht van reeds gemaakte uren / besteed budget ten opzichte van wat beschikbaar is gesteld als er tenminste bij het aanmaken van het project of tussentijds beschikbaar budget en/of uren is ingevoerd. Overigens zien alleen de globale en limited projectmanager de balken met budgetgetallen. De balk met beschikbare tijd is uiteraard voor iedereen van belang. U kunt bijvoorbeeld met uw medewerkers afspreken, dat zij tijdig een leidingevende inschakelen, wanneer de beschikbare tijd in het gedrang komt.
De uitleg is:
- Alle balken zijn wit als er nog niets is gedaan of als er niets is ingevoerd.
- De bovenste twee balken laten zien, wat de status 'overall' is. Het eerste getal vertelt, hoeveel er is gebruikt. Het tweede, hoeveel ruimte er is.
- De onderste twee balken laten zien, wat de status is sinds het 'setten' van de laatste facturatie (zie enkele regels hierboven voor wat hiermee is bedoeld). Merk op, dat u het beschikbare budget en de beschikbare uren op moet hogen, wanneer er niet alleen sprake is van meerdere maken factureren op een project, maar ook meerdere prijsafspraken. Bij elke nieuwe prijsafspraak dienen de ingevoerde gegevens te worden opgehoogd.
- De getallen worden ondersteund door een kleurtje. Zolang er budget, danwel uren beschikbaar zijn, is de kleur van de balk groen. Zodra de afgesproken grens wordt overschreden, kleurt deze rood.
Onder 'meer acties' kunt u het bovenstaande scherm naar onderen uitbreiden tot een heel compleet overzicht van alle ingevoerde uren. Tenminste ... als u voldoende rechten heeft; de rechten van de 'globale projectmanager'.
Wat iedereen onder 'meer acties' vindt, is de mogelijkheid om de kosten te registreren via één registratieformulier met drie tabs.
Projectoverzicht uitgebreid
Wie de rechten heeft als manager op een specifiek project, krijgt met een klik op 'uitgebreide informatie' onder 'meer acties' bij het betreffende project een overzicht van de uren en activiteiten, die collega's op het project hebben gewerkt. Daarmee kan hij de balk met gerealiseerde uren op waarde schatten en zien, hoever collega's zijn en wat er is gedaan.
Wie de rechten heeft als 'globale projectmanager', krijgt een nog veel grotere schat aan extra informatie. Via het menu 'meer acties' vindt u dán ook de keuzemogelijkheid 'meer informatie', maar daarboven ook 'toon communicatie items'. Een klik op de eerste voegt onder de informatie van de beknopte projectkaart in een grafiek de stand van zaken met daaronder respectievelijk de planning, het overzicht van de gemaakte kilometers en het overzicht van de geregistreerde uren. Prettig in kolommen de inkoopprijs, verkooptarief en de marge.
Een klik op 'toon communicatie items' maakt het mogelijk om met behulp van de agenda functie er vlak boven een compleet overzicht te genereren van alle communicatie items betreffende het project op volgorde van het tijdstip, waarop er is gecommuniceerd. Tot communicatie items rekenen we behalve mail, ook telefoonnotities, agenda afspraken, supportcalls, todo's en zelfs de salesafspraken.
De mogelijkheid om te filteren op basis van de laatst gestuurde factuur op de ook in de beknopte projectkaart al aanwezige datum zorgt voor het bijwerken van de status van de beschikbare uren en/of het budget is gebleven. Maar ... meteen onder wat u reeds kent vanuit het beknopte overzicht kunt u ook een ander tijdsegment selecteren en eventueel filteren op een bepaalde medewerker. Op de Medewerkerskaart in het Adresboek kunt u dit overigens ook en daar met nog wat meer opties.
Daaronder vindt u vervolgens het overzicht van de op basis van het filter geregistreerde en nog niet gefactureerde uren. Met het edit-icoon (het podlood) kunt u elke regel in de registratie aanpassen en zelfs verwijderen.
Helemaal links onderaan het overzicht van geregistreerd uren, ziet u de mogelijkheid om de selectie via PDF te printen en/of volledig te exporteren naar zowel CSV als XML. Daarmee beschikt u over een efficiënte rapportage, die u in andere pakketten verder kunt benutten.
Uitbreiding op de projectenmodule
De projectenmodule kent de mogelijkheid om uitbreidingen te realiseren. De mogelijkheden zijn zeer uitgebreid en divers. In het algemeen kan men stellen, dat de basis van de projectenmodule zich in de bewerkmodus links bevindt en de uitbreiding rechts:
In de toonmodus (de projectkaart) zijn de in de uitbreidingen gebruikte extra velden pal boven de budgetbalken gepositioneerd:
Om toch enig idee te geven van de mogelijkheden noemen we kort enkele cases:
- In samenwerking met één van onze klanten werd een helemaal op de letselschade advocatuur toegesneden module ontwikkeld, die als een uitbreiding van de Projectenmodule moet worden gezien.
- Het Poortwachtercentrum maakt gebruik van deze module om de begeleiding van cliënten in een logische flow gerealiseerd te krijgen. Door de integratie met Open Office is tevens een handige rapportagetool ontstaan.
- Een instelling voor individueel onderwijs aan volwassenen heeft met behulp van de integratie tussen de (uitgebreide) projectenmodule en de agenda een heel goed bruikbare planningmodule gebouwd voor docenten en deelnemers
- Een groot bedrijf voor o.a. weg- en waterbouw gebruikt de module o zeer uitgebreid Relatiebeheer en Projectadministratie te koppelen aan elkaar. Ook hier wordt gebruik gemaakt van de integratie met Open Office
Dossier- en Declaratiemodule
Voor een deel overlapt deze module de basis ook, omdat er rechtstreeks declaratie in worden gemaakt. Binnenkort vindt u hier de beschrijving vergezeld van schermbeelden.
Aanmaken project met vaste en flexibele velden; projectinstellingen
| eenvoudig manager en gebruikers zelf te selecteren ook te koppelen aan businesscard |
Om een nieuw project aan te maken klikt u links in het menu op 'nieuw project' .
Aan de linkerkant staan de vaststaande velden, dat is in ieder Covide kantoor hetzelfde.
U kunt daar een projectnaam of -nummer aangeven. U kunt een projectmanager opgeven. U kunt een uitvoerder opgeven. Én u kunt aangeven wie toegang heeft tot dit project. Naast 'losse' gebruikers in Covide, kunnen dat ook groepen gebruikers zijn. (zie gebruikersinstellingen, groepsbeheer. Een project is, zoals alles in Covide, te koppelen aan één of meerdere relaties.
Een project kan net als bij een relatie, wanneer u het vinkje hier verwijderd, op niet-actief worden geplaatst.
Het is mogelijk om een businesscard te koppelen. Afhankelijk natuurlijk of er een businesscard is gekoppeld bij de zojuist geselecteerde relaties. Op dit moment is dat niet het geval, anders verschijnt deze in dit dropdown- veld. Een project kan onderdeel uitmaken van een hoofdproject.
U kunt vervolgens een budget aangeven en het aantal te besteden uren. In het overzicht zal met groen of rood worden aangegeven of het project zich nog binnen de gemaakte afspraken bevindt of dat er sprake is van overschrijding.
De velden die u rechts ziet, zijn flexibel. Dit betekent, dat u ze zelf kunt bepalen. En daarmee houdt het niet op. Deze door u zelf in te richten uitbreiding op de projectenmodule is eigenlijk een platform op zichzelf. De velden die u daar maakt en de informatie die u er opneemt, kunnen gematcht worden met andere onderdelen van Covide en gebruikt worden voor uitgebreide rapportages en workflow.
Hiernaast ziet u het startpunt voor het maken van velddefinities etc.. Dat doet u namelijk via de Projectinstellingen.
Integratie met OpenOffice.org
Heel in het kort komt de genoemde integratie neer op het volgende:
- Klanten die dat willen kunnen FTP gegevens krijgen
- Met deze gegevens kunt u zelf OpenOffice.org-documenten uploaden naar een map die uw Covide gebruikt om templates uit te lezen.
- In die template kunnen allerlei 'tokens' (in dit geval programmeercode) gebruikt worden, die door de projectenmodule vervangen worden door data, die in het project is ingevoerd.
- Als dit gedaan is, krijgt u bij elk project een extra icoon om een document te genereren.
- U krijgt dan een lijstje met alle templates en u kunt nog kiezen voor een afzender (die standaard op projectmanager staat)
- Een klik op de templatenaam zorgt ervoor, dat u een OpenOffice.org-document ter download aangeboden krijgt, waar alle 'tokens' vervangen zijn door de projectdata.
Het maken van de template met 'tokens' is iets voor een programmeur en wordt in het kader van deze Handleiding niet besproken.
Implementatie uitbreiding via consultancy is aanvullende dienst
De mogelijkheden van deze uitbreiding zijn dermate divers en vergaand, dat de implementatie puur maatwerk is en daarom in het bestek van deze Wiki niet wordt beschreven.
