E-Mail (Nederlands)

Uit Covide

Ga naar: navigatie, zoeken
Inhoud handleiding
  1. Vooraf: Adresboek in het kort
  2. Synchroniseren van adressen
  3. Zoeken in het Adresboek
  4. Nieuwe relatie toevoegen
    1. CustomTab
      1. Het onderhoud van de gegevens op uw CustomTab
      2. Het onderhoud van de gewenste velden op uw CustomTab
    2. Alleen relatie gerelateerde gegevens
    3. Overige relatiegegevens (meteen de eerste BusinessCard)
  5. Bijzondere velden (Aanhef etc.)
  6. Extra velden
  7. B2B en B2C, drie soorten privépersonen
    1. de privépersonen gezien vanuit de medewerker
    2. de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt
    3. de privépersonen gezien als een B2C relatie
  8. Een relatie op niet-actief zetten, definitief verwijderen of juist weer op actief terugzetten
  9. Een selectie relaties bewerken of verwijderen
  10. Een selectie verwijderen uit de lijst niet-actieve relaties
  11. Accountmanager koppelen of verwijderen
  12. Aanmaken en beheren classificaties
  13. Groepsfunctionaliteit en beheer van het adresboek
  14. De Relatiekaart
  15. Businesscards / Extra adres- en contactgegevens
  16. Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een Businesscard
  17. Een gewone Businesscard wordt RC Businesscard en omgekeerd
  18. Bewerken meerdere Businesscard's tegelijkertijd
  19. Businesscard's selecteren en tegelijkertijd verplaatsen naar een nieuwe Relatie
  20. Toevoegen of wijzigen Classificaties
  21. Zoeken en selecteren via classificaties
  22. Brieftemplate instellen
  23. Brief maken op basis van een brieftemplate
  24. Export adressen
  25. Import adressen
  26. Ontdubbelen ná de import van relaties
  27. Samenvoegen van relaties
  28. Nieuwe privé contacten of medewerkers aanmaken
  29. Van 'persoon' naar medewerker of collega
  30. De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement)
    1. Het belang van de MW-kaart
    2. Geregistreerde uren
    3. Geregistreerde kilometers
  31. Google Docs via Covide CRM)
    1. Single Sign On van Covide CRM en Google Apps
    2. Singles Sign Out
    3. Zonder opnieuw inloggen rechtstreeks vanuit Covide CRM naar Google Docs, Mail, Calendar etc.
    4. Een bestaand Google Doc zoeken vanuit Covide CRM
      1. Trechterzoeken ... Superhandig voor bijvoorbeeld wervingbureau's
    5. Een gevonden bestand koppelen aan de relatiemap
    6. Een document vanaf uw locale systeem of netwerk uploaden en converteren
    7. Een nieuw Google Doc aanmaken vanuit Covide CRM
    8. Een Google Sjabloon gebruiken vanuit Covide CRM
    9. Een Google Doc samenvoegen met gegevens uit Covide CRM
E-Mail
 

Vooraf:

E-mail is tegelijkertijd één van de beste en één van de slechtste tools die organisaties tot hun beschikking hebben gekregen. Bedrijven kunnen niet meer zonder, maar er wordt veel tijd verspild aan het zoeken naar de juiste corporate informatie. Daarnaast zorgt e-mail voor veel stress.

Het kán ook anders! In Covide CRM is alle e-mail (veelal automatisch) georganiseerd onder Relaties en Projecten. Daarnaast kan je concepten delen en is er een algemene zoekfunctie, waarbij je in alle corporate mail kunt zoeken met booleans en een filtersysteem. Kortom: we hebben zowel de data als het samenwerken rond mail georganiseerd.

Voordat we naar de werkwijze gaan, moeten we echter eerst even stil staan bij het feit, dat veel mensen denken, dat e-mail een 1000% gegarandeerde functionaliteit is. Nu nadert e-mail wel de perfectie, maar er kan onderweg toch iets fout gaan. Daarom eerst twee 'HELP'- paragrafen.



Inhoud

Help!! Mijn mail komt niet binnen

De mail komt heel snel in Covide CRM binnen, nadat het op de Google mailserver is aangekomen.

Wanneer u denkt, dat uw mail niet binnenkomt, kunt u op elk moment onder 'meer acties' klikken op 'forceer mail ophalen'. Dat kunt u dus ook ongestraft doen, wanneer u niet wilt wachten op het automatisch mail ophalen door Covide. Overigens kunt u als beheerder ook voor collega's op deze manier geforceerd de mail ophalen. Dat doet u via de gebruikersinstellingen rechtsonder.

Wanneer u gebruik maakt van de geïntegreerde Google Apps (standaard wanneer u Covide afneemt bij Covide CRM zelf), kunt u daar ter controle ook even inloggen. Als ook daar de door u verwachte mail NIET aanwezig is, heeft de afzender wellicht een foutje gemaakt bij het invoeren van uw mailadres of staat de verzendende mailservers zelfs op een blacklist, waardoor de mail niet op de Google mailserver wordt afgeleverd. Via MX Toolbox kunt u zelf zien of een verzendende domeinnaam wellicht een probleem kent.

Een andere mogelijkheid is, dat de mail van de afzender in de map SPAM van jouw Google Apps terecht is gekomen. Door de betreffende mail vanuit de SPAM-map naar het Postvak In te verplaatsen, zal deze ook in Covide alsnog worden ingelezen.

In elk geval is de conclusie: Is uw mail ook NIET binnengekomen in Covide CRM, dan ligt de oorzaak niet bij Covide. Zeer waarschijnlijk wel bij de verzender.

Wanneer de mail WEL in Google Apps aanwezig is, maar niet automatisch binnen enkele minuten ook in Covide CRM aanwezig is, dan kunnen er drie bekende oorzaken zijn:

  • in Google is het wachtwoord wel aangepast, maar dat hebt u niet gedaan in de gebruikersinstellingen van Covide CRM, waardoor de koppeling tussen beide systemen niet meer aanwezig is. In dit geval zal de mail helemaal niet meer binnenkomen
  • er is een tijdelijke storing (geweest) tussen Covide CRM en Google Apps. Wanneer u 'forceer mail ophalen' toepast, is de kans groot, dat het weer wordt hersteld.
  • in het Google Postvak In staat heel veel mail. Waarschijnlijk veroorzaakt doordat u de mail ook niet uit uw Covide Postvak In hebt opgeruimd. Wanneer u de mail uit uw Covide Postvak In opruimt, zal de mail ook automatisch bij Google worden gearchiveerd en het probleem meteen zijn verholpen.
  • u hebt in de gebruikersinstellingen van Covide CRM de mogelijkheid Sync Sent aangezet, terwijl u niet eerst de Sent-items in de Google Apps hebt gearchiveerd. Oplossing: ruim alle mail in de Google Sent items op.

Help!! Mijn mail wordt niet verstuurd!

No valid recipient found

Wanneer u die melding krijgt, wanneer u op 'verzenden' klikt, betekent het, dat Covide CRM denkt, dat er iets niet in orde is met het door u gebruikte e-mailadres. Er zijn namelijk wat filters ingebouwd om veelvoorkomende fouten te voorkomen. Denk daarbij aan niet geheel gekopieerde mailadressen en spaties. Wanneer u zeker weet, dat het mailadres goed is en Covide toch weigert, dan kunt u volstaan met het weghalen van alles behalve het e-mailadres zelf en het nogmaals proberen.

Outbox ofwel Postvak Uit

Covide kent een soort bufferfunctie, een wachtrij. Daarin worden acties geplaatst, die daarna op de achtergrond één voor één worden uitgevoerd. Dit is ontwikkeld, zodat u niet hoeft te wachten op een door het systeem (nog) uit te voeren actie.

Bij het versturen van mail betekent dit, dat de mail eerst in een Postvak Uit wordt geplaatst en vervolgens op de achtergrond wordt verzonden. Uw mail wordt dus zeer waarschijnlijk WEL verstuurd, maar niet direct, omdat uw Covide nog met een andere actie bezig is.

Wanneer uw mail na 10 minuten nog niet is verzonden, is er waarschijnlijk iets anders aan de hand. Controleer in elk geval of het mailadres waaraan u wilt sturen wel correct is. Indien ook dat geen uitkomst biedt, surft u als gebruiker van Covide in de Cloud naar het Supportformulier. Er wordt dan zo snel mogelijk contact met u opgenomen.

E-mail maken en verzenden

Ooit was mail niets meer dan een kort tekstberichtje. Nog steeds zijn er veel mensen die mail op die manier hanteren. Overigens kan ook de iPad niet omgaan met HTML-editors als door onder andere Covide en Google gebruikt worden. U kunt daarvoor standaard kiezen in de gebruikersinstellingen of incidenteel door op het potlood-icoontje naast het diskette-icoontjete klikken, als bij het opstellen van een nieuwe mail wilt switchen van HTML-modus naar Tekst-modus.

Voor de HTML-modus kent Covide drie zogenaamde editors, waartussen u via de gebruikersinstellingen kunt kiezen: Wyzz (een simpele editor), de bekende CK en tinyMCE (een uitgebreide). De laatste vinden wij de beste.

Let op! Bij HTML is een 'enter' niet een nieuwe regel, maar een nieuwe paragraaf. Wilt u alleen een nieuwe regel, gebruik dan de Shift-toets in combinatie met de 'enter'.


Een korte instructie

Kies uw afzender


Wanneer u - vanuit binnen Covide - een e-mail gaat maken, kiest u het e-mailadres dat u als afzender gebruiken wilt. Het eerste (standaard) mailadres wordt gevormd door het eerste mailadres ingevoerd onder de gebruikersinstellingen gecombineerd met de naamgegevens van de gekoppelde gebruiker in het Adresboek (medewerkersoverzicht). Daaronder vindt u ook de andere mailadressen, die u kunt gebruiken, omdat u ze hebt klaargezet via uw voorgedefinieerde content aangevuld met die de voorgedefinieerde inhoud door collega's beschikbaar gesteld. In ons voorbeeld alleen de onderste.

Let op! Wanneer u een e-mail opstelt als direct antwoord op een e-mail die aan u werd gestuurd, zal Covide CRM altijd de suggestie doen om te antwoorden met het e-mailadres, waaraan u de mail werd toegezonden. Wanneer u dat niet wilt, doet u er goed aan om voordat u op 'reply' klikt het wel door u gewenste e-mail adres te kiezen om te beantwoorden. Alleen dán zal Covide in de beantwoording de handtekening meenemen die bij het gewenste e-mailadres hoort!


E-mail sturen aan een selectie

Een mail sturen aan een selectie kan op drie manieren: via de mogelijkheden van een e-mailcampagne, via de Nieuwsbriefmodule en door in het 'Naar'-veld, het 'CC'-veld en het 'BCC'-veld via het blauwe pionnetje de classificatie(s) te kiezen.

Het verschil is, dat in het laatste geval de mailadressen van de geadresseerden in het genoemde veld staan, terwijl via het gebruik van de Nieuwsbriefmodule de via de classificaties geselecteerde mailadressen één voor één aan de mailserver worden aangeboden. In dat geval kan men - als het adresboek goed is ingevuld - ook nog kiezen voor een persoonlijke aanhef.

Let op!! In geen van de beide hiervoor genoemde methoden, worden de individuele mailtjes bij een relatie opgeslagen. In alle gevallen is het handig om het mailtje vóór verzenden te koppelen aan uw eigen organisatie in het Adresboek en daarnaast ook te koppelen aan een duidelijk bij de mail horende classificatie. Bijvoorbeeld 'Mail Nieuwsbrief 13 november 2009'. Door ook een template te kiezen en 'tracking' te kiezen in de dropdown achter 'template' zorgt u tevens voor een goede afhandelingsmopgelijkheid. De verzonden mail wordt gearchiveerd inclusief het vergrootglas, dat u toegang verschaft tot heel veel kennis over wat er bij de geadresseerden is gebeurd. Inclusief grafiekjes ....



In verband met archivering


Stuur uw e-mail vanwege automatische archivering bij de juiste relatie bij voorkeur met één van de juiste methoden. Het kan vanaf de relatiekaart. Kies daarvoor een e-mailadres van een van de businesscards onder de relatie. U kunt ook beginnen met een nieuwe mail en dan een naam in het 'aan-veld' typen. Covide zal u suggesties teruggeven met namen, die in het Adresboek (Relaties én BusinessCards) voorkomen. Wanneer u een naam kiest, zal automatisch de bij dat e-mailadres behorende relatie gekoppeld.

De mail is met beide methoden bij het verzenden al gekoppeld aan de relatie en wordt automatisch gearchiveerd in het mailarchief van die relatie bij het verzenden.


Waarschuwing! Wanneer u mail stuurt aan meerdere mensen, kunt u tot maximaal 30 geadresseerden gebruik maken van de normale mailfunctionaliteit van Covide. Al of niet met classificaties. Wilt u aan meer geadresseerden mailen, dan MOET u de Nieuwsbrief functionaliteit gebruiken. (Lees hier het verschil en hoe u dit doet) Wanneer u toch aan meer geadresseerden in één keer mailt (ook als u dat doet via het BCC-veld) loopt u het risico, dat Google uw mailtje en misschien zelfs wel meer mail niet meer als gewenst in behandeling neemt.



Het blok 'Koppelingen & toegang'

Wanneer u hebt gekozen aan wie u de mail wilt sturen (over de templatefunctie leest u verderop, terwijl de functie prioriteit door veel e-mailprogramma's niet wordt ondersteund en daarom hier niet verder besproken) komt u bij Covide CRM terecht in een blok 'Koppelingen & toegang', dat door lang niet iedereen wordt gewaardeerd, maar exclusieve CRM-functionaliteit bevat. Door mailtjes te koppelen en de juiste rechten uit te delen investeert u hier wat extra tijd. Die wordt echter ruimschoots ingehaald door de organisatorische slimmigheden, die eruit voort kunnen vloeien. Op een rij:

  1. koppelen aan een relatie en indien gedaan een daaronder aanwezige businesscard. Daarmee meteen na verzenden opgenomen in het centrale mailarchief en beschikbaar voor iedereen met voldoende rechten.
  2. koppelen aan één of meerdere projecten. Daarmee wordt de mail meteen toegankelijk vanaf de Projectkaart voor iedereen met voldoende rechten.
  3. koppelen aan een supportcall. Daarmee maakt deze mail direct deel uit van de Supportcase in de module Customer Care en - indien daarvoor is gekozen - ook van de automatische Caseportal.
  4. koppelen aan een salesitem. Daarmee maakt deze mail deel uit van een salesitem en is hij toegankelijk voor iedereen met toegang tot dat salesitem.
  5. todo: de complete inhoud wordt automatisch opgeslagen in een todo, die u inclusief start- en einddatum aan iedereen binnen uw organisatie kunt koppelen, terwijl u de todo kunt volgen en managen
  6. Publiek of Privé: spreekt voor zichzelf
  7. Toegang: waar de schakeling publiek of privé zich beperkt tot 'toegankelijk voor iedereen' óf 'toegankelijk alleen voor mij' kunt u hier opgeven, wie er toegang moeten hebben tot deze mail. Ook wanneer hij zich in de archieven bevindt. Deze 'access-rechten' kunt u ook nog combineren met de gebruikersfunctie 'Verberg relatie-gekoppelde e-mail' bijvoorbeeld bij de directie. Op dat moment zijn aan relaties gekoppelde e-mailtjes in het Postvak In op de Relatiekaart niet te zien. Dat kunt u overigens ook kantoorbreed aan- of uitzetten in de module-instellingen (Alle relatie-gerelateerde e-mail beschikbaar? Ja/nee)
  8. Na verzenden opslaan in: biedt u de mogelijkheid om de kopie van een e-mail na verzending niet in uw standaard 'Verzonden items' te plaatsen, maar in een andere eventueel gedeelde map. Een heel handige functie voor teams die samenwerken rondom mailtjes.


Het blok bijlagen

Covide kent de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen

  • vanaf uw lokale systeem of netwerk
  • vanuit het Covide bestandensysteem
  • vanuit Google Drive

In de beide laatste gevallen komt u met één muisklik direct in de mappen terecht van de gekoppelde Relatie en Projecten. Natuurlijk kunt u in alle drie de gevallen meerdere documenten razendsnel tegelijkertijd uploaden, danwel koppelen.

Eenmaal geüpload (vanaf uw lokale systeem of netwerk) of gekoppeld (vanuit het Covide bestandsbeheer of Google Drive) vindt u de bijlagen in hetzelfde blok terug. Met het prullenbakje kunt u ze weer als bijlage verwijderen. Met de blauwe pijl kunt u ze downloaden om bijvoorbeeld nog even na te kijken.


Automatisch opslaan, onderwerp en inhoud

Tussen het blok bijlagen en het zogenaamde werkveld bevinden zich twee regels.

  1. vier iconen met daarachter de automatische bewaarfunctie. De eerste twee iconen spreken voor zich. Met de derde kunt u switchen van tekst naar HTML of omgekeerd. Met het kleine groene pijltje verstuurd u de e-mail
  2. de onderwerpregel: belangrijk, omdat ontvangers veel mail krijgen en u hiermee de inhoud kort kunt samenvatten.


Het daadwerkelijke werkveld


Het daadwerkelijke werkveld stelt u (op dit moment nog dagelijks) in op de door u gewenste grootte. Dit is één van de minst handige onderdelen. En dat wordt nog extra bemoeilijkt doordat u via het bekende scrollen met het wieltje te gemakkelijk het werkvenster uit beeld laat verdwijnen. Met name wanneer de inhoud van de mail nogal groot van omvang is. In de - eind mei 2013 te presenteren - nieuwe versie hopen we hiervoor een goede oplossing te hebben kunnen vinden.

Meer uitgebreide instructie voor mail met opmaak

Covide is helemaal web én kiest ervoor om mail te maken, die door iedereen (!!) is te lezen. Daardoor is er een beperking voor wat betreft het gemak van de opmaak. Als u uw mail altijd in tekst zonder opmaak wilt ontvangen en sturen, dan kunt u deze meer uitgebreide instructie overslaan en in uw gebruikersinstellingen kiezen voor 'tekst' bij 'HTML-opmaak' en 'ja' bij 'toon HTML-mail als tekst'.

Voor mail mét opmaak moeten we rekening houden met het mailprogramma en de lettertypes van zowel de zender als de ontvanger ongeacht of hij Windows, Apple of bijvoorbeeld Linux gebruikt. Let er daarom onder andere op, dat u NOOIT teksten uit een tekstverwerker met opmaak (zoals Word of Open Office) zomaar plakt in de template, voorgedefineerde inhoud of elders in de mail. Daarin zitten namelijk bijna ALTIJD componenten die gaan conflicteren.

Behalve speciale aandacht voor lettertypen is ook het gebruik van grafische elementen en het positioneren iets totaal anders dan bij print.

In deze meer uitgebreide instructie leren we u, hoe eenvoudig het toch is, als u zich een vaste methode aanleert. In drieën gesplitst: template, voorgedefinieerde content en afronding.


Templates en e-mail

eigen huisstijl / logo
eenvoudig zelf te maken
makkelijk in gebruik

De Covide template voor e-mail is een sjabloon, die u eenmalig aanmaakt en daarna hergebruikt in combinatie met voorgedefinieerde inhoud. Tenslotte zorgt uw handmatige finishing touch voor de actuele inhoud. De template is daarmee handig om als bedrijf een altijd herkenbare mail te sturen. Een Covide template vouwt zich pas bij het verzenden om de inhoud van de e-mail heen. Het is dus van zichzelf geen e-mailbericht of vormgeving daarvan!

In principe kunt u oneindig veel templates maken, maar in de praktijk zal het slechts om enkele gaan. Als er een template is, die u (bijna) altijd wilt gebruiken, dan kunt u dat opgeven in uw gebruikersinstellingen.

Let op!

  1. Denkt u er wel om, dat u de mailtemplates alleen kunt gebruiken in combinatie met HTML-mail?
  2. Denkt u erom, dat u ALTIJD de code 'tpl_body' met aan beide kanten twee accolades opneemt in uw template (zie onderschrift onder het schermbeeld hieronder), omdat er anders geen mail wordt verstuurd behalve wat in de template staat?

Hoe maakt u nu zo'n template. Uiteraard kunt u templates ook laten ontwikkelen door anderen omdat het ingewikkeld lijkt, het kán heel eenvoudig.

U klikt hiervoor in het dropdownmenu meer acties op e-mailtemplates. U komt nu in een (wellicht lege) lijst terecht. In ons voorbeeld staan drie templates gelijst. U kiest vervolgens voor nieuw.

U komt nu in het 'bewerkscherm' terecht van de Covide Template module.

U begint met het geven van een naam. Uitgangspunt van een template is, dat u graag wilt, dat uw HTMLmail ook bij de ontvanger netjes aankomt. Daarom is het de eerste handeling ervoor te zorgen dat er een vastgestelde breedte is.

Dat realiseert u door een tabel aan te maken van bijvoorbeeld. 1 kolom, 2 rijen, de uitlijning op links te zetten en te kiezen voor een breedte van bijvoorbeeld 670 pixels. In de bovenste rij plaatst u vervolgens een logo. Logo's en eventueel andere plaatjes (gebruik voor logo's en andere plaatjes alleen .gif of .jpg bestanden) die u in uw mail en dus ook via de template wilt sturen, moeten aanwezig zijn in de bestandsmap 'cms en publieke bestanden'. Hoe u met plaatjes in de e-mail om gaat, leest u de paragraaf 'Plaatjes in uw e-mail'.

In de onderste rij plaats u onder elkaar de volgende codes, zoals ze in het onderschrift in het plaatje hierboven zijn opgenomen:

  1. de eerste met 'tpl_cmnt' staat voor de aanhef (Dit is optioneel)
  2. de tweede met 'tpl_body' (Hier komt de inhoud van de voorgedefinieerde content + de afronding daarvan)
  3. de derde met 'tpl_unsubscribe' (In het laatste e-mailscherm kunt u deze optie kiezen, wanneer u een Nieuwsbrief of e-mail campagne wilt mailen. Dit betekent, dat ontvangers die daarop klikken in uw e-mail automatisch in Covide de classificatie no newsletter / geen nieuwsbrief krijgen.)

Het schermbeeld hierboven laat het u zien en het is ook standaard weergegeven als u eenmaal op de plek van bestemming aan het werk bent.

Het voorbeeld hierboven is een redelijk simpele template. Het kan ook nog veel eenvoudiger met alleen een logo boven in een tabel. Hoe u dit realiseert, valt buiten het bestek van deze paragraaf. Onthoudt echter altijd, dat de template om uw mail wordt heen gevouwen bij verzenden en géén invloed heeft op de inhoud van de mail.

Kortom: Een template is NIET de plek voor opmaak van de mail zelf. Dus hier GEEN lettertypes kiezen. Dat is in Covide geregeld via voorgedefinieerde inhoud.



Voorgedefinieerde content (inclusief 'handtekening')

Te gebruiken voor meerdere mailadressen als afzender

E-mail sturen vanaf verschillende e-mailadressen en verschillende basisinhoud noemen we in Covide 'voorgedefinieerde content'. In andere e-mailpakketten wordt het vaak 'signature' of 'handtekening' genoemd. Het gaat om tekst en vormgeving, die u geregeld hergebruikt in combinatie met verschillende e-mailadressen als afzender. In Covide CRM gaat dat veel verder dan 'gebruikelijk'. In de lijst hierboven ziet u, dat u natuurlijk ook namens een collega kunt mailen. De kolom publiek laat ook een pion zien. In Covide is het namelijk mogelijk om voorgedefinieerde content te delen.


Bij het opstellen van een e-mail moet men in Covide altijd eerst een afzender kiezen. Dat is in eerste instantie, omdat u met Covide zelf bepaalt hoeveel afzend mailadressen u wilt gebruiken.

Let op!! Wanneer u Covide gebruikt in combinatie met Google Apps, dient u elk mailadres, dat u in Covide gebruikt ook als extra account op te geven onder instellingen in uw Google Mail. Wanneer u dit niet doet, kan uw mailtje als SPAM worden gekenmerkt door een ontvangende mailserver. U merkt dat niet en de ontvanger ook niet. Uw mail komt gewoon niet aan.


Het beheer van te gebruiken voor meerdere mailadressen als afzender

Wanneer u geen gebruikersmanager of administrator (de hoogste rechten) bent, kunt u alleen uw eigen voorgedefinieerde inhoud beheren. (zie boven)

Wanneer u WEL de rechten hebt als gebruikersmanager of administrator kunt u ook de voorgedefinieerde inhoud van de andere medewerkers beheren.



Uw voorgedefinieerde content organiseren en delen met collega's

Het standaard e-mailadres is het mailadres, dat bij uw gebruikersinstellingen als eerste is opgegeven. Het is tevens gekoppeld aan de persoonsgegevens die bij u zijn opgenomen als medewerker en in uw standaard Google mailaccount. Niet spannend dus. Veel mooier is, wat nu volgt:

'Voorgedefinieerde content' is voor zover ons bekend namelijk een redelijk unieke functie!

Verderop in deze paragraaf gaan we het inhoudelijk behandelen. Hier willen we stil staan bij de organisatie. Hierboven ziet u bijvoorbeeld in de lijst niet alleen rijen met mailadressen / afzenders, u ziet ook zes kolommen. Laten we even inzoomen op de tiende rij. Wanneer u die voorgedefinieerde content gebruikt, zal de ontvanger - even afgezien van de inhoud - mail krijgen van Salesteam Covide <wmassier@covide.eu>. De inhoud van het veld 'omschrijving' wordt dus niet meegestuurd evenmin als 'de bedrijfsnaam'. In het schermbeeld hieronder zoomen we in op de voorgedefinieerde content van de vijfde rij.

In de kolom 'publiek' ziet u hier ook een pion. Die staat daar om aan te geven, dat die voorgedefinieerde content door u beschikbaar is gesteld om ook door anderen gebruikt te worden. Hoe u dat doet? Heel eenvoudig door het vinkje te zetten boven de velden die u vult voor de kolommen en zowel de tekst- als HTML-versie van uw voorgedefinieerde content of door de toegestane gebruikers te selecteren, zoals ook elders in Covide gebruikelijk is.

Door ook een classificatie te kiezen kunt u deze voorgedefinieerde content ook toewijzen aan classificaties die op hun beurt weer zijn gekoppeld aan een groep. Dit is voor het gebruik van de CustomerCare module van groot belang.


Alleen handtekening of complete nieuwsbrief in concept?

Uw verzendadres bevat echter ook de voorgedefinieerde inhoud. In de meeste pakketten wordt dit alleen gebruikt voor de 'handtekening'.

De inhoud van een e-mail bestaat vaak uit standaard elementen. Denk daarbij aan een onderschrift met uw naam en andere adresgegevens. U kunt dat in Covide verder uitbreiden met bijvoorbeeld een logo of een reclameboodschap. Maar u kunt ook nog veel verder gaan. Via voorgedefinieerde inhoud bieden we de gebruiker de mogelijkheid om zijn mail van te voren al helemaal van de gewenste opmaak te voorzien. U kunt zelfs een complete e-Nieuwsbrief als voorgedefinieerde content gaan toepassen. Daardoor kunt u bij het maken van een nieuwe e-Nieuwsbrief gebruikmaken van een al gereedstaande lay-out met standaardelementen.


Covide biedt meer: Een fraaie lay-out om te hergebruiken in uw mail!.

Bestand:7-12.png

De meest handige volgorde:

  1. Type uw tekst of plak deze (liefst via het schermpje dat u krijgt, als u op het icoontje met de 'T' klikt) zónder u in dit stadium om het lettertype te bekommeren
  2. Maak daarna op met vet, onderstrepen, eventuele kleurtjes etc.
  3. Zet indien gewenst de plaatjes uit de map 'CMS en publieke bestanden' in de tekst (Dat is best lastig in het begin. Een korte training van een paar uur doet echt wonderen.)
  4. Als u klaar bent met het voorgaande, selecteert u alles wat in het opmaakvenster staat (met de toetscombinatie CTRL A)
  5. Selecteer nu het lettertype en de grootte
  6. Sla uw voorgedefinieerde content op

Wanneer u vanaf nu kiest bij het maken van een nieuw mailtje voor deze voorgedefinieerde content, dan zal uw nieuwe mailtje helemaal in de gewenste opmaak verschijnen.

Tenslotte: U gebruikt deze functionaliteit dus ook bij het gebruik van meerdere e-mailadressen. Elk e-mailadres kunt u voor zien van de daarbij behorende standaardgegevens. Let u erop dat u niet alleen het html gedeelte gebruikt maar ook de tekstversie invult bij het maken van uw standaardcontent. Er zijn namelijk ook mensen, die alleen mail ontvangen zónder opmaak. In het geval van een Nieuwsbrief plaatst u hier bijvoorbeeld kort de thema's en dan een verwijzing naar de website, waar u de Nieuwsbrief ook hebt opgenomen.

Afronding van de mail voordat u die verzendt

De laatste stap. Vrijwel altijd echter de enige, omdat de beide vorige stappen (het maken van een mail template en het maken van een bij een mailadres horende voorgedefinieerde content) eenmalig, of in elk geval slechts heel sporadisch zullen plaatsvinden.

Wanneer u een mailtje gaat maken om te sturen en eerst kiest voor het gewenste 'afzender e-mailadres' (met dus automatisch de daar door u opgeslagen voorgedefinieerde inhoud) maakt u altijd de goede start.

Let op! Ga niet op de eerste regel beginnen, maar op de tweede. Er zit momenteel een foutje in het programma, waardoor u op de eerste regel niet het in de voorgedefinieerde content opgegeven lettertype krijgt. U kunt de witregel bovenaan (ontstaan door de hiervoor genoemde enter) weghalen door backspace te gebruiken. We werken nog aan een verbetering, zodat u wel op de eerste regel kunt beginnen.


Plaatjes in een e-mail

plaatjes in mail: steeds meer gebruikelijk
in de juiste map voordat u ze kunt gebruiken
hoe stuurt u ze mee?


Elders is al een paragraaf gewijd aan de mogelijke gevaren van plaatjes in combinatie met e-mail. Mailprogramma's van uw relaties zullen uw mail ook kritisch benaderen vanwege de mogelijke risico's. Om plaatjes aan uw mail toe te kunnen voegen moet uw Covide ingesteld zijn op HTML-mail en niet op Tekst-mail. Die instelling kunt u realiseren onder uw gebruikersinstellingen. Hiervoor hebben u de basisprincipes om een mail te maken al behandeld. We gaan er daarom hier vanuit, dat u het scherm voor u hebt om aan een nieuwe mail te werken.

De plaatjes die u wilt gebruiken moeten al in het juiste formaat in Covide aanwezig zijn in de map 'cms en publieke bestanden'. Daar moeten ze dus eerst worden geupload. Op de plek waar u in uw mail de plaatjes wenst, selecteert u de plaatjes één voor één via het 'groene boom icoon'.


U komt vervolgens in een venstertje, dat er ongeveer uitziet als hiernaast. Wanneer u nu klikt op de tab 'Inline images' komt u meteen bij de mappen, waarin bruikbare plaatjes staan. De plaatjes selecteert u één voor één via de groene plus erachter. U komt dan weer terug in het venster hiernaast, waarbij het veld 'Bestand/URL' voor u is ingevuld.

Ga vervolgens naar de tab 'Weergave' en kies daar bij 'Uitlijning' voor 'Links' of 'Rechts' en soms voor enige vrije ruimte om het plaatje.

De volgende melding kunt u hier negeren door op 'ok' te klikken.



E-mail in concepten

tijdens het maken van een e-mail automatische opslag in map "concepten"
actie ook handmatig te forceren
nooit meer half afgemaakte e-mail kwijt

Afbeelding:7-15.png

Niets is vervelender dan ergens aan werken en je werk kwijtraken. Of dat nou komt door een stroomstoring of dat er iets gebeurt, waardoor je even niet verder kunt. In Covide wordt e-mail - totdat ze wordt verzonden - bewaard in de map concepten.

Dit automatisch opslaan in de map concepten gebeurt direct bij het aanmaken van een nieuwe mail, daarna automatisch op de achtergrond. En via een klik op de diskette icoon in de e-mail kunt u deze bewaar-actie ook forceren. U kunt dus op elk gewenst moment verder gaan met een concept.

De conceptenmap kunt u - net als elke andere mailmap - ook delen met collega's. Iedereen met toegang tot de conceptenmap kan de mail openen ene bewerken, maar natuurlijk wordt het bestand wel gelocked, wanneer dat gebeurt. Zodat niet meerdere mensen tegelijkertijd met hetzelfde concept bezig kunnen zijn. Wanneer de mail wordt verstuurd, gebeurt dat via het account van de eigenaar van de conceptenmap.


Let op!! Er is ook een handige conceptfunctie, die minder bekend is.

Wanneer u een map aanmaakt, die deelt met collega's en in de map concepten van mailtjes plaatst, die u geregeld verzendt vanaf bijvoorbeeld een centraal e-mailadres als info@domeinnaam, dan kunnen de verschillende mensen die gebruik kunnen maken van de map, die concepten constant blijven hergebruiken via de 'menukeuze 'opnieuw versturen', die zich onder de dropdown '- meer acties -' bevindt. Het liefst natuurlijk door ook een bedrijfsbrede template te koppelen. En natuurlijk pas versturen nadat de mail is gekoppeld aan een relatie.


Ontvangstbevestiging / Leesbevestiging

Wanneer iemand u een mail stuurt, waarin hij of zij om een ontvangstbevestiging vraagt, krijgt u in Covide daarvan een melding. Door op het verzoek in te gaan, krijgt de verzender automatisch de bevestiging gemaild, dat u de mail hebt geopend op uw scherm. Dit zegt natuurlijk niet, dat u het met de inhoud van de mail eens bent.


E-Nieuwsbrief

met één klik één voor één versturen
u bepaalt de selectie van relatie
gebruik van een template
track & tracing

De E-Nieuwsbrief kunt u gebruiken vanuit de e-mail module, maar ook vanuit de campagnemodule. Doet u dat laatste, dan maakt de nieuwsbrief onderdeel uit van een groter geheel en is hij gemakkelijker te managen. Werkt u vanuit de e-mail module, dan krijgt u toegang via de menukeuze 'meer acties' => 'nieuwsbrief' en volgt u gewoon de hieronder genoemde stappen.

Nieuwsbrief klaarzetten

Een e-Nieuwsbrief is technisch gezien een gewone e-mail, die aan een selectie e-mail adressen wordt gestuurd. In Covide automatisch één voor één. Hier laten we u zien, hoe dit binnen Covide in zijn werk gaat.

Een nieuwsbrief verzenden vanuit Covide doet u door deze optie te selecteren in het dropdownmenu 'meer acties' . Volg daarna de stappen zoals ze hieronder zijn opgenomen met schermbeelden:

U klikt op de doelgroep naar wie u deze wilt sturen, bijvoorbeeld het complete Covide adresboek. Klik op de zwarte pijl voor het vervolg.
U kiest de betreffende doelgroep en welke soort selectie u wilt. 'Uniek' houdt in dat de aan uw selectie toe te voegen personen aan álle classificaties moet voldoen die u zo dadelijk opgeeft. 'Opgeteld' houdt in dat de in de selectie op te nemen personen aan één van de door u op te geven classificaties moeten voldoen. De standaard opgenomen 'negatieve classificaties' spreken voor zich. Klik op de zwarte pijl voor het vervolg.
Hier kiest u in het scherm links de classificaties die u in uw selectie wilt opnemen en verplaatst die met het pijltje naar het rechterscherm. Als uw selectie compleet is, klikt u op het rode kruisje (hier niet zichtbaar) dat zich rechtsboven in het actieve venster bevindt. U gaat daarmee naar de volgende stap.
In ons voorbeeld hebben we gekozen voor 'businesscards', 'zakelijk', 'uniek' en daarna als enige positieve classificatie 'test ivm wiki'. U selecteert bij negatieve classificaties die relaties die geen nieuwsbrief van u mogen ontvangen. Wanneer we een selectie hadden willen maken met meerdere classificaties, dan hadden we dus moeten kiezen voor 'opgeteld' en in het scherm hiervoor meerdere classificaties naar het rechterscherm moeten brengen. Let op! Dit is de laatste kans om nog een stap terug te doen.
In dit scherm kunt u uw verzendende e-mailadres nog wijzigen. Dit is heel handig als u bijvoorbeeld via voorgedefinieerde content al een opzet hebt gemaakt voor een standaard e-nieuwsbrief of uw e-mail bestemd voor een campagne. (Hoe het opmaken van templates en voorgedefinieerde e-mail gaat is elders in dit hoofdstuk nader uitgelegd).
In het voorbeeld kiezen we voor de Nieuwsbrief van Terrazur. U ziet vervolgens alle e-mailadressen staan met daarboven het totaal aantal ontvangers waarnaar deze nieuwsbrief één voor één zal worden verstuurd. (In dit gevaal is het er maar één.) Wanneer u nu op de zwarte pijl klikt, komt u ofwel in het verzendscherm terecht van de e-mail met daarboven de e-mailadressen ofwel in het overzichtscherm van de campagnes. Dit is afhankelijk van waar u bent begonnen.

Nieuwsbrief daadwerkelijk verzenden

Voordat u daadwerkelijk gaat verzenden, moet u - nadat u de nieuwsbrief e-mail hebt klaargezet - :

  1. een template kiezen (zonder is tracking enntracing onmogelijk)
  2. de soort template kiezen (wilt u weten wat er met uw nieuwsbrief gebeurt, dan kiest u voor 'naladen van internet met tracking)
  3. kiezen of u al of niet gebruik wilt maken van een persoonlijke aanhef boven uw nieuwsbrief (alleen doen, wanneer in het Adresboek structureel de gegevens netjes zijn bijgewerkt).
  4. de uitschrijflink toevoegen (deze zorgt ervoor, dat lezers die daarop klikken automatisch de classificatie 'no newsletter' in Covide CRM krijgen)
  5. eventueel koppelen aan een relatie en/of een project (vooral handig voor later
  6. en iets plaatsen in het veld 'inhoud'

Deze stappen uitgewerkt:

Vanaf deze locatie kunt u een template kiezen. (Het begrip template zorgt nog wel eens voor verwarring. Daarom is hierover een aparte paragraaf opgenomen. Een template is dus in Covide iets dat zich pas bij het verzenden om uw e-nieuwsbrief heen vouwt.

Let op! Een template kunt u alleen kiezen, wanneer u HTML-mail gebruikt. Dit kunt u instellen in uw gebruikersinstellingen bij 'mail opmaak'.

Afbeelding:7-41-UK.png

De aanhef betekent dat, uit het adresboek, keurig boven de e-mail de gewenste aanhef voor de betreffende relatie wordt geplaatst vóór de daadwerkelijke verzending.

Afmelden voor de Nieuwsbrief of mailcampagne kan de ontvanger, wanneer u de mogelijkheid 'uitschrijflink bijvoegen' op 'ja' zet en deze ook daadwerkelijk opneemt in de template. De zich afmeldende relaties krijgen in het adresboek automatisch de classificatie 'no newsletter'.

Door deze nieuwsbrief te koppelen aan een project wordt deze mail ook onder dat project opgeslagen na verzending. Omdat een E-nieuwsbrief eigenlijk een gewone e-mail is kunt u desgewenst ook bijlage toevoegen.

Wanneer u klaar bent met alles, kunt u op het envelopje met het groene pijltje naar rechts klikken en de nieuwsbrief zal worden verzonden. Dit gebeurt door groepsgewijs één voor één de geadresseerde e-mailtjes aan de e-mailserver aan te bieden. U ziet dit ook op uw scherm gebeuren. Let op! De e-mailserver die hier genoemd is, is niet de e-mailserver van Google, maar een ingebouwde mailserver. Dit is nodig, omdat Google grote hoeveelheden mail niet snel genoeg kan verwerken.

Zodra de gehele nieuwsbrief succesvol is verzonden, wordt dit door Covide gemeld:

Bestand:7-42-UK.png


Bestand:7-43-UK.png

Automatische foutafhandeling

Soms wordt de verzending van Nieuwsbrieven om onderbroken.

Door de nieuwsbrief in de map Concepten weer op te pakken, kunt u de verzending zonder problemen hervatten. Covide gaat gewoon verder waar de actie was afgebroken en er komen dus geen dubbele verzendingen.

Bestand:7-44-UK.png

Wanneer u in meerdere vensters tegelijkertijd werkt of het verzenden hervat, terwijl de verzending inmiddels wel afgerond is, kunt u ook de volgende melding krijgen:

Bestand:7-45-UK.png

Resultaten Nieuwsbrief gebruiken

Door 'track and tracing' toe te passen bij het verzenden van uw Nieuwsbrief, kunt u een schat aan belangwekkende informatie terugkrijgen. Die leest u uit via het vergrootglas-icoon, dat automatisch door Covide aan een mail met track-and-tracing wordt gekoppeld als het naar uw map met verzonden mailtjes verhuist. In het plaatje hieronder ziet u, wat die informatie allemaal kan behelzen:


Bestand:7-46-UK.png

En daarmee houdt het niet op. Want waar de links in de kolom 'hyperlinks' u meteen brengen naar de betreffende pagina, biedt een klik op één van de resultaten in de kolom 'kliks' u een overzicht van de mailadressen van de personen, die op betreffende hyperlink hebben geklikt én de mogelijkheid die hele groep in één keer een nieuwe of bestaande classificatie toe te kennen. Daarmee is de vervolgactie eigenlijk meteen in gang gezet. En dat kunt u dus doen voor alle links in uw Nieuwsbrief.

Er is één 'maar'. Wanneer uw geadresseerde om het even om welke reden mail met externe linkjes niet opent, zal hij dus ook nooit ergens op klikken. De informatie die u op deze manier verkrijgt, vertelt dus niets over belangstelling die er NIET is en belangstelling, die er ook wel is, maar die u niet kunt meten, maar wel iets over de belangstelling, die er WEL is én die u kunt meten. Doe er uw voordeel mee!!


E-mail ontvangen

melding op uw dashboard
nieuwe mail duidelijk herkenbaar
snel te openen

Wanneer er nieuwe e-mail is, ziet u dit op uw dashboard. De mapjes onder uw Postvak-In op uw dashboard waarschuwen u wanneer er nog ongeopende e-mail staat in een andere map.

Dat kan een map zijn van uzelf waarin u de mail automatisch of handmatig naartoe hebt verplaatst. Het kan ook een met u gedeelde map zijn van een collega.

Belangrijk! Standaard kunt u de mail in de mailmappen van uw collega's alleen zien, wanneer zij de betreffende mailmap met u hebben gedeeld. Covide beschikt echter ook over de mogelijkheid om mail te lezen, die zich in mappen bevindt, die niet met u zijn gedeeld, wanneer die mail is gekoppeld aan een relatie. Dit is standaard NIET zo ingesteld, maar kan wel door uw administrator worden ingesteld via de gebruikersinstellingen en vervolgens de modules. Bijna onderaan treft u als administrator daar de onderstaande mogelijkheid aan.

Bestand:7-47-UK.png


Met een klik op de e-mailknop bovenaan uw Dashboard of de link 'Naar e-mail' op het Dashboard komt u in uw e-Mail. Terwijl u links alle mappen aantreft, waar u bij mag, kunt u met een klik op het onderwerpveld de binnengekomen e-mail openen.



Binnenkomende e-mail en een lijst

keuze tussen compacte of uitgebreide weergave
met een klik naar de relatiekaart van de verzender
meerdere mails te selecteren voor vervolgacties


Wanneer u in Covide voor e-Mail kiest, krijgt u in eerste instantie alle e-mail in een lijst te zien. Via het lijst-icoon naast de zwarte pijl, kunt u schakelen tussen een compacte en een uitgebreide versie. Dit kan ook standaard ingesteld worden via gebruikersinstellingen. De standaard (zie boven) lange weergave biedt uiteraard de meeste informatie.

Behalve dat u in één oogopslag ziet van wie de e-mail komt en aan welk e-mailadres deze is gestuurd, heeft u ook toegang tot de bijlage én het adresboek als de binnengekomen mail al automatisch is gekoppeld aan een relatie. Standaard is de sortering van de lijst alsvolgt: de nog niet gelezen mailtjes (of de mailtjes die u weer op ongelezen hebt gezet) staan standaard boven de reeds gelezen mailtjes. Wanneer u liever de datum van ontvangst als hoofdsorteeroptie wenst, kan dat ook. U kunt dat instellen in [gebruikersinstellingen].

Naast deze hoofdsortering sorteert Covide standaard op de datum en tijd. Via het pijltje boven de kolom van de afzender (alleen in de uitgebreide lijst!) kan gedurende die sessie ook gesorteerd worden op de afzender in plaats van op datum en tijd. In dat geval wordt ook de hoofdsortering tijdelijk losgelaten.

Wanneer u een rode vlag in de lijst ziet staan in plaats van het adresboekje, betekent het dat het verzendende e-mail adres onder meerdere relaties is gekoppeld. Een klik op de vlag maakt het u mogelijk om een keuze te maken.

De grijze pion vertelt, dat deze e-mail publiek toegankelijk zal zijn wanneer hij in een gedeelde map staat of in het archief. Een klik op het labeltje erachter geeft de nodige informatie over de herkomst van deze e-mail zonder hem te openen. Met een klik op de prullenmand verwijdert u deze ene e-mail.

Soms ziet u bij de e-mail een icoon met adresboek + uitroepteken. Dan betekent het, dat deze mail u ter info wordt aangeboden door een collega. Hij of zij heeft de mail gestuurd en gearchiveerd en u in CC meegenomen. U kunt deze mail dus met een gerust hart (eventueel na lezing) verwijderen.

De mail zal zich in veel gevallen nu laten zien zoals dat door de verzender bedoeld is. Ofwel als kale tekst, ofwel met een opmaak. Steeds vaker met een extra waarschuwing. Hoe dat zit, ziet u in 'tekstmail of html mail, extra bescherming'.


Wat u meteen kunt doen met een geopende e-mail

opnieuw sturen
supportcall aanmaken
header informatie
meteen een todo (vervolgactie) plannen
toon in kale tekst
nieuwe Businesscard aanmaken

Wanneer u een e-mail hebt geopend, bevindt zich boven de inhoud van de mail een dropdownvenster 'meer acties'. Daarin vindt u een aantal zeer handige mogelijkheden:

  • U kunt de geopende e-mail opnieuw sturen. De mail wordt daarbij als nieuw opnieuw gereedgemaakt voor verzending.
  • U kunt van de geopende e-mail meteen een supportcall aanmaken, die in de Customer Care module wordt opgenomen.
  • U kunt de volledige header informatie opvragen. Dat is soms nodig om een systeem beheerder de door hem gevraagde informatie te geven.
  • U kunt van de mail meteen een todo aanmaken voor de todo-module
  • U kunt de kale tekst van de mail laten tonen
  • U kunt meteen een nieuwe Businesscard aanmaken, waarbij de e-mailgegevens voor u worden ingevuld. Vergeet u niet de nieuwe BC te koppen aan een relatie en ook de goede naam- en aanhefvelden netjes in te vullen?

Tekstmail of HTML mail, extra bescherming

Veiligheid voor alles
automatische waarschuwing voor trackingtools

Het verschil tussen tekstmail en HTMLmail is, dat HTML een fraaiere opmaak mogelijk maakt. In Covide kunt u op elk gewenst moment besluiten om te switchen binnen de e-mail voor een tekst- of HTML opmaak. Daarom is het logisch dat de meest mensen HTML mail gebruiken. De e-mail is daar oorspronkelijk echter niet voor bedoeld.

Juist in dié opmaakelementen schuilen inmiddels ook dreigingen, omdat er bijvoorbeeld virussen of trackingtools in kunnen worden aangebracht. Virussen kunnen worden tegengehouden door antivirus programma's (dit gebeurt in Covide automatisch) en de meeste trackingtools zijn onschuldig.

Van dat laatste kunt u echter nooit zeker zijn. Vandaar dat Covide bij binnenkomende e-mailtjes waarin elementen zijn opgenomen die een link hebben met iets op het internet, in eerste instantie die elementen niet toont. U krijgt dan in het vak boven het mailtje een waarschuwing te zien met een link. Wanneer u de verzender 100% vertrouwd. Kunt u op de link klikken en de mail in al zijn glorie bekijken en lezen.

Wanneer u de verzender echter niet vertrouwt, doet u er slim aan om de mail te verwijderen. U kunt hooguit de tekst nog even lezen zonder daarbij op de link erboven te klikken. U voorkomt daarmee, dat u ongedacht en ongewenst iets op uw computer installeert. Covide biedt de gebruiker dus extra bescherming. Ook tegen phishing, een zeer vervelende manier van internetfraude.


E-mail filters

automatische sortering
te gebruiken als extra spamfilter
verschillende sorteermogelijkheden

Mailfilters zijn binnen Covide een handige toepassing om uw mail automatisch te sorteren. Tegelijkertijd prima te gebruiken als een extra spamfilter.

De meeste goede mailprogramma's hebben een soortgelijke functionaliteit.

Hard nodig om niet elke dag met een onoverzichtelijke hoeveelheid mail te maken te hebben.

We laten u hier zien, hoe het binnen Covide werkt.

Ga eerst naar het Covide e-mail programma. U klikt in het dropdownmenu meer acties op mailfilters bewerken vervolgens klikt u op nieuw als u een nieuwe filter wilt aanmaken. U kunt via het potloodje achter een bestaande filter, die filter natuurlijk ook bewerken.

U selecteert als eerste de prioriteit die deze mail wilt toekennen. Daarna maakt u een keuze uit een van de drie filtermogelijkheden.

  • 'van e-mail'
    Hier vult u exact het e-mailadres in van de verzender waarvan u de e-mail wilt filteren.
  • 'ontvanger e-mail'
    Hier vult u exact uw ontvangende e-mailadres in waarvan u de e-mail wilt filteren.
  • 'het onderwerp'
    hier kunt u volstaan met een woord of met een deel van het woord. stel u wilt alle e-mail met in het onderwerpveld het woord hypotheek filteren als spam, dan hoeft u alleen dat woord in te vullen en bij “naar map” te kiezen voor verwijderde items.
    Vanaf nu zullen alle e-mails met het woord hypotheek in het onderwerpveld bij binnenkomst meteen door worden gestuurd naar de map verwijderde items.

In dit dropdownmenu geeft u dus aan naar welke map u de mail wilt verplaatsen. U kunt hiervoor ook zelf een map aanmaken. Voor deze actie gaat u terug naar de e-mail, klikt u op het toverstafje boven de huidige mappen en geeft u een naam op welke u deze e-mail wilt meegeven.

Wanneer u nu weer naar de filter terugkeert, zult u zien dat ook de door u aangemaakte map nu gekozen kan worden voor de filtering. Vergeet u niet nog op de diskette te klikken om daarmee het filter op te slaan?


Bounce afhandeling

Met name wanneer u grote hoeveelheden mail tegelijkertijd stuurt (zoals bij een nieuwsbrief) is het bijzonder prettig, dat de automatisch teruggestuurde mail ook zoveel mogelijk automatisch wordt afgehandeld. Covide detecteert :

  1. hard-bounces automatisch, plaatst die mailtjes in de map bounced mail van de persoon binnen uw bedrijf die de oorspronkelijke mail stuurde en plaatst de extra classificatie 'bounced mail' op de Businesscard (BC), zodat er nooit meer mail hoeft te worden gestuurd naar het betreffende e-mailadres.
  2. soft-bounces ook automatisch en plaatst die mailtjes in de map bounced mail, maar maakt niet de extra classificatie aan bij betreffende BC's

U kunt vervolgens besluiten om al die onder 1. bedoelde BC's langs te gaan en aan te passen, u kunt al die BC's ook in één keer op niet-actief zetten of verwijderen. Dat laatste zal alleen gebeuren met de BC's, die geen RCBC zijn.


E-mail mappen maken, van naam veranderen en delen

mail blijft niet liggen
keuze om met één of meerdere collega's te delen

Wanneer u, bijvoorbeeld wegens vakantie of ziekte, niet in staat bent om enkele dagen lang uw e-mail te checken, kunt u natuurlijk via een autoresponsder aan alle zenders laten weten, dat u er niet bent. Vindt u dat zelf ook niet weinig klantgericht?

Mailmap aanmaken!
U kunt natuurlijk uw standaard Postvak In delen (zie verderop). U kunt ook een nieuwe map aanmaken en alleen die delen. Zo'n nieuwe map aanmaken, is kinderlijk eenvoudig. U klikt de map aan, waaronder u een nieuwe map wilt, klikt vervolgens op het toverstafje linksboven de mailmappen en voert de gewenste naam in. Wanneer u vervolgens op 'ok' klikt is de map meteen aangemaakt en beschikbaar om mail naar toe te filteren (zie elders) of te delen.

Een zelf aangemaakte mailmap wijzigen
De naam van de mailmap verandert u door op de mailmap te klikken, vervolgens op het potlood-icoontje, de nieuw gewenste naam op te geven en op 'ok' te klikken.

Mailmap delen
Covide biedt u de mogelijkheid om uw e-mailmappen te delen met een of meerdere collega's. Zij krijgen daarmee op hun Dashboard een melding als er in uw 'Postvak-In' nieuwe mail is en zij kunnen de mail behandelen alsof die in hun mailbox zat. Uiteraard kan – indien de aard van de mail daarom vraagt – ook alsnog een mailtje aan de relatie worden gestuurd met de mededeling, dat u op een later tijdstip contact zult opnemen, terwijl uw collega deze mail voor u apart zet. Bijvoorbeeld in een speciaal daarvoor aangemaakte map.

Deze wijze van werken is behalve voor uw relatie ook voor u plezierig, omdat het u veel achterstallig werk bespaart.

U gaat hiervoor naar het dropdownmenu meer acties en kiest voor de optie mappen delen en rechten instellen.

U komt nu terecht in een nieuw scherm. Wanneer u al mappen hebt gedeeld met één of meerdere collega's ziet u die in een overzicht staan (zie boven). Via het potlood kunt u de maptoewijzingen of eventueel opgegeven 'aangepaste naam' wijzigen. Met een klik op de prullenmand verwijdert u deze mapdeling.

In dit scherm kunt u aangeven om welke mappen het gaat en met welke collega's u deze wilt delen. Dit kan één collega zijn, maar u kunt er natuurlijk ook voor kiezen om meerdere collega's te selecteren. Vergeet u nu om na deze selectie op de diskette te klikken om deze actie op te slaan.

Wanneer u vervolgens teruggaat naar u e-mailclient zult u zien dat er achter het postvak-in een blauw lijntje is verschenen. Dit lijntje houdt dus in dat deze map gedeeld wordt. Het rode lijntje achter de map concepten geeft aan dat er in deze map nog ongelezen e-mail staat.


Mail in het Postvak-In van iemand anders leggen (handmatige actie)

geen rondzwervende kopieën
toe te voegen opmerkingen voor collega's
overzicht in wie wat met de mail moet doen of al gedaan heeft

Wanneer u via de icoon links naast het dropdownmenu 'meer acties' hebt gekozen voor 'extra velden', opent het memo-veld. Daarin kunt u informatie toevoegen, voordat u de mail archiveert of beantwoord. In deze beide gevallen gebruikt u ook het aanvinkveldje naast het blauwe vraagteken, zodat de mail niet automatisch wordt gearchiveerd, voordat u uw handelingen hebt verricht. Maar .... in Covide kunt u een email ook eventueel voorzien van extra memo in het Postvak In van een andere gebruiker (collega) leggen.

Door niet het groene pijltje te gebruiken, maar het icoontje ernaast, wordt de in het opmerkingenveld toegevoegde tekst ook als een aparte notitie verzonden. U weet dan zeker, dat uw collega verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling en kunt dat volgen, omdat een notitie in tegenstelling tot een e-mail niet kan kwijtraken.


E-mail is handig en tegelijkertijd kan het een als snel een communicatie chaos veroorzaken. Omdat binnen veel organisaties heel vaak mailtjes aan elkaar worden geforward. Het gevolg is dat er meerdere kopieën van zo'n mailtje binnen de organisatie gaan bestaan en al snel niemand meer weet waar de actie en verantwoordelijkheid ligt.

Het zou daarom veel handiger zijn om e-mailboxen te delen (zie een volgend hoofdstuk) en specifieke mail in het 'Postvak In' van iemand anders te leggen als u vindt, dat hij bij de ander hoort. Dát is in Covide uitgewerkt. Inclusief indien gewenst opmerkingen die u graag bij deze mail aan uw collega zou willen meegeven.

Het kost u per mail enkele seconden extra, maar die verdient u in veelvoud terug. Vooral omdat een e-mail in Covide meestal ook al is gekoppeld aan een relatie of een project komen er op die manier én geen kopieën, die een eigen leven en gaan leiden én kun je de weg - die zo'n mail door de organisatie maakt - volgen, inclusief wat een ieder ermee heeft gedaan. Als ieder tenminste zijn opmerkingen ook in het veld heeft geplaatst.

Handig, efficiënt en bijzonder effectief!


Autoresponder

Indien u bent ingelogd via Google, hoeft u alleen maar https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=om#settings/general in de URL te plakken en op 'Enter' te klikken om op de juiste pagina in gMail terecht te komen. Binnenkort zal de link vanuit het Covide kantoor ook rechtstreeks naar de Automatische beantwoorder in gMail gaan leiden. De vroegere autoresponder in Covide CRM is inmiddels verwijderd.


Archiveren van e-mail

Een goed begin is het halve werk: Covide begint, waar de meeste mailpakketten al zijn gestopt: bij een goede archivering.

zowel binnenkomende als uitgaande mail automatisch aan relatie gekoppeld
mail is handig terug te vinden
bij koppeling aan een project toegankelijk voor iedereen die aan dat project werkt


E-mail koppelen aan relaties, businesscards, projecten, customer care en sales


Zo ziet de bovenkant van een geopende mail er standaard uit.

Een e-mail is bedrijfsmatig belangrijk. Goed archiveren betekent daarom: gekoppeld bewaren. In elk geval aan relaties, maar vaak ook aan businesscards. Daardoor kunt u in het mailarchief ook heel eenvoudig een filter hanteren op BC's. In Covide gebeurt dat koppelen, voor wat betreft de relaties, BusinessCards en CustomerCare, voor een belangrijk deel geheel automatisch. Dat geldt voor zowel te verzenden e-mail als voor binnenkomende mail. Daarnaast kunt u handmatig koppelen aan projecten en sales-items. In het geval van projecten zelfs aan meerdere!!

Tip! Voor het automatisch koppelen aan Relaties en BusinessCards houdt u de mailadressen dus actueel. Dat scheelt veel handwerk en tijd..

In 'e-mail maken' en 'binnenkomende e-mail en een lijst' wordt dit behandeld.

Mail kunt u ook handmatig nog koppelen via het potloodicoon, waar het niet automatisch is gebeurd.


De keuze om ook aan privé personen te koppelen vindt u via het icoon links naast het dropdown menu 'meer acties'. Daarmee komen ook de velden 'privé', 'publiek' en 'gebruiker' in het rechterblok, de extra informatie over de agents (in het linkerblok) en het complete memoveld. Op de bijzondere functionaliteit in combinatie met het aanvinkveldje met het blauwe vraagteken komen we ook verderop terug. Feitelijk is dit een klein handigheidje om deze mail nog even beschikbaar te houden om te verwerken.

Met de pijltjes naar het grijze pionnetje, kunt u deze mail voor u zelf op privé zetten. Niemand anders dan u kunt deze mail vervolgens nog zien. Ook niet al is hij gearchiveerd.

Mail koppelen aan een project biedt als voordeel, dat die mail daarna heel eenvoudig vanuit het projectenoverzicht blijvend benaderd kan worden, door iedereen die binnen uw organisatie met het betreffende project te maken heeft. Datzelfde geldt uiteraard voor sales en customercare.


Het archiveren zelf: veelal automatisch!

Mail die u verstuurt vanaf de relatiekaart wordt automatisch gearchiveerd. Daar hoeft u helemaal niets voor te doen.


Mail die u verstuurt vanuit de Covide mailclient kunt u ook automatisch laten koppelen en dus bij verzenden óók automatisch archiveren. Hoe u dat doet? Stapsgewijs:

  • Kies in het hoofdmenu voor E-mail
  • Kies nu voor 'nieuwe e-mail'
  • Typ een deel van de naam van de persoon of het bedrijf van het te mailen contact en wacht even
  • Selecteer nu uit het lijstje dat verschijnt het gewenste mailadres en Covide zal automatisch de relatie én tevens de juiste BusinessCard koppelen


Na het lezen van binnenkomende e-mail kunt u deze archiveren of verwijderen.

Verwijderen doet u via de prullenmand, door de geopende e-mail te verplaatsen naar de map 'verwijderde-items' of door een selectie vanuit de lijst te verwijderen via het menu 'meer acties'.


Het e-mailtje hierboven is nieuw in mijn Postvak In en toch al gekoppeld aan een relatie.


Voor archiveren is het nodig dat een mailtje aan een relatiekaart is gekoppeld. Binnenkomende e-mail wordt automatisch aan een relatie gekoppeld, wanneer het verzendende e-mailadres bekend is in het Covide Adresboek op één van de Businesscards. U herkent de automatische koppeling aan het adresboekje, dat al in de lijst aan een nieuw binnengekomen mailtje is gekoppeld.

Let op! Wanneer u mail hebt ontvangen, waarvoor nog geen gegevens in het Adresboek staan, kunt u ook de adresgegevens eerst opnemen en daarna met de aanvink vakjes een selectie maken, die u vervolgens via de menukeuze 'de geselecteerde e-mail automatisch koppelen' alsnog koppelt.

Wanneer uw mailtje niet automatisch was gekoppeld komt het e-mailadres blijkbaar niet voor of onder meerdere relaties. Bekijk voor het eerste 'e-mailadres opslaan' en voor het laatste 'binnenkomende e-mail in een lijst' .

Archiveren van wel gekoppelde e-mail doet u via 'archief' in het tweede dropdownmenu, dat u vindt, nadat u een mail hebt geopend. Wanneer u de geselecteerde map kiest (in dit geval 'Archief') verdwijnt de mail onmiddellijk naar betreffende map. tenzij u het vinkje bij het blauwe vraagteken gebruikt. Dan wordt het pas opgeborgen in de gekozen map, nadat u het scherm verlaat. Daardoor hebt u gelegenheid om bijvoorbeeld nog een aantekening aan de mail toe te voegen of deze te beantwoorden.



Mailtjes verwijderen

Uit elke gewone lijst kunnen mailtjes eenvoudig worden verwijderd via het prullenbak - icoon erachter of door er meer tegelijk te selecteren en daarna de complete selectie te verwijderen.

Tip! Omdat Covide gebruik maakt van de mailservers van Google, zal het verwijderde mailtje nog niet direct in de map 'verwijderde items' staan. Bovenin Covide ziet u een serie icoontjes. Het icoon met de twee groene pijltjes naar beneden is een soort buffer. Daarin worden de door u verwijderde mailtjes geplaatst, totdat Covide een seintje krijgt van Google, dat het mailtje ook daar in de map met verwijderde mailtjes is geplaatst. Pas dan gebeurt het ook binnen Covide.

Mailtjes verwijderen uit het archief is op verzoek een stukje lastiger gemaakt. Er ging te vaak iets mee mis. Juist uit het archief is het onherstelbaar. Daarom kunt u nu mailtjes uit het archief niet meer met één muisklik verwijderen, maar nog wel door hem aan te vinken, via 'meer acties' te kiezen voor 'verplaatsen' en dan te verplaatsen naar 'verwijderde items'.


Het e-Mail archief

Eenmaal in Covide CRM gearchiveerd als hiervoor beschreven vindt u de mailtjes ALTIJD terug onder de Relatie, dus via de Relatiekaart. Die vindt u door in het Adresboek te zoeken naar de Relatie en vervolgens op de naam van die Relatie te klikken. Ergens op de Relatiekaart ziet u staan "open e-mail archief van deze relatie" vooraf gegaan door twee icoontjes. Dit is de ingang naar het archief van alle e-mailtjes van die betreffende relatie. U ziet uiteraard alleen de mailtjes voor zover u daar recht op hebt.


Eenmaal in het archief onder de Relatie aangekomen treft bovenaan de lijst de mogelijkheid om te filteren op aan die Relatie gekoppelde 'Projecten' of 'BusinessCards, danwel een filter te maken via het zoekvenster.

Het is OOK mogelijk om uw mailtjes te koppelen aan een Project, CustomerCare case en/of Sales-item. OOK, want Covide is in de eerste plaats een Relatie-systeem. De andere genoemde koppelingen bieden als extra functionaliteit, dat betreffende mailtjes ook via de Projectkaart, CustomerCare case en/of Sales-item terug zijn te vinden.

De zoekfunctie! Deze is binnen het mailarchief best behoorlijk uitgebreid. We gaan hier uit van alle mogelijkheden van 'Boolean Full-Text Search'

Kort samengevat kan het volgende:

  • de - voor een zoekterm geeft aan dat de term uitgesloten moeten worden dus je kunt zoeken op Covide -Willem om alle mails met Covide erin te vinden waar Willems naam niet in voorkomt.
  • de + voor een zoekterm geeft aan dat de de term er ook in voor moet komen Covide +Willem om alle mails te vinden met én Covide én Willem.
  • Zonder een - of een + betekent of, dus Covide Willem zal alle mails opleveren die gaan over of Covide of over Willem.
  • je kunt * als een wildcard gebruiken, dus gelder* om dingen over gelderland of gelderseworst te vinden.
  • je kunt ook termen in een tussen dubbele aanhaaltekens plaatsen "Covide Willem" zoekt dus naar mails waar deze woorden naast elkaar staan.

Let wel op dat één en ander niet voor korte woorden geldt. Een zoekterm moet volgens mij minimaal 5 karakters zijn.

De STER-functie in Covide

Een heel handige functionaliteit en afgekeken van gMail. Soms wilt u een mail wel archiveren, maar ook bij de hand houden, omdat u er nog iets mee wilt doen binnenkort. U geeft zo'n mail in één van uw mailmappen of het archief een ster en u kunt die mail op elk gewenst moment via de stermap boven de andere mailmappen op elk gewenst moment weer oppakken.

Correspondentie opgeslagen door een collega

Covide CRM kent archivering van mail onder een Relatie als een standaardfunctionaliteit. Met voldoende rechten kunt u in het archief onder een Relatie dus altijd alle correspondentie vinden. Maar ....

  • stel dat u en een aantal collega's van een Relatie allemaal hetzelfde mailtje krijgen

Natuurlijk hebt u afspraken gemaakt, waardoor de mensen in uw team weten, wie verantwoordelijk is voor het voeren van welke correspondentie. Covide biedt via de functie 'Mail naar het Postvak In van een collega verplaatsen' de mogelijkheid om hierin te voorzien.

Als leidinggevende wil je echter wel graag zeker weten, dat uw collega die reactie echt heeft gestuurd en de oorspronkelijke mail heeft gearchiveerd. Dat kunt u natuurlijk vragen. U kunt ook het archief induiken. Covide kent echter voor deze veel voorkomende praktijk een eenvoudige oplossing.

Wanneer een collega mailt, wordt/worden de verantwoordelijke/collega's via CC op de hoogte worden gehouden. In die CC-mail bevindt zich een extra (Adrsboek)icoon met uitroepteken. Daarmee kunnen de leidinggevenden/collega's in CC meteen zien, dat de reactie bij de juiste relatie is opgeslagen en door wie. Na lezing kan men vervolgens het mailtje inclusief CC zonder problemen verwijderen. Zo is iedereen altijd op de hoogte en wordt dubbele mail voorkomen.

Ook off-line e-mailen via gMail, uw telefoon of tablet

Gelukkig - vooral voor een webservice als Covide CRM - komt het steeds minder vaak voor, dat het internet niet beschikbaar is. Mocht dat toch het geval zijn, dan kent Google tegenwoordig ook een off-line mogelijkheid. Wanneer u die gebruikt zal mail die u verstuurt ook automatisch worden opgeslagen onder een in Covide CRM bekende Relatie. tenminste ... wanneer het e-mailadres van de geadresseerde voorkomt in het centrale Covide Adresboek. Datzelfde geldt overigens voor mailtjes die u verstuurt vanaf uw mobiele telefoon of tablet, wanneer die zijn gekoppeld aan de met Covide CRM samenwerkende Google Apps.


E-mail adressen en account(s) instellen en gebruiken binnen Covide

Wie e-mail wil gebruiken, heeft een e-mail account nodig. Aan een e-mailaccount is in elk geval één e-mailadres gekoppeld. Het account zorgt ervoor, dat u mail kunt ontvangen op het standaard a-mailadres en dat u ook mail kunt versturen vanaf dat standaard adres. Covide biedt - en dat is niet bijzonder - via de accounts de mogelijkheid om mail van meerdere mailadressen te laten binnenkomen. Met [de e-mailfilters] kunt u die vervolgens automatisch laten [terechtkomen in door u gewenste en daartoe klaargemaakte mappen].

E-mail adressen

Covide biedt u als gebruiker - en daarin is Covide wél bijzonder - ook de mogelijkheid om zoveel mailadressen te gebruiken als u wilt inclusief een eigen 'handtekening' om mail te versturen. Dit is beschreven in het hoofdstuk over [voorgedefinieerde content].


E-mail accounts

U kunt uw e-mail op diverse manieren binnen Covide binnen laten komen.

  1. De eerste methode is door gebruik te maken van zogenaamde forwards. U stelt dan op de mailserver bij uw provider in dat u alle mail die wordt gestuurd aan info@uwdomeinnaam.nl automatisch word doorgestuurd naar een e-mailadres dat u van uw Covide-leverancier hebt ontvangen.
  2. De tweede methode is om het zogenaamde MX-record van uw domeinnaam te laten verwijzen naar het mailplatform van uw Covide-leverancier. Het voordeel ervan is dat de mail direct en zonder tussenstappen op het Covide-platform binnenkomt en dat u alle controle heeft over uw e-mailadressen. Het wijzigen van het MX-record is een handeling die uw provider voor u kan uitvoeren. Let er wel op dat het foutief wijzigen van het www-record het gevolg kan hebben dat u helemaal geen mail meer ontvangt.
  3. De derde is de beste en is vanaf 1 januari 2010 standaard op het platform voor abonnementen: gebruik maken van Google Apps. Door uw domeinnaam aan Google Apps te koppelen kunt u gebruik maken van de IMAP-servers van Google. Dit heeft als voordeel dat uw mail zowel in Google Mail (Gmail) als in Covide beschikbaar is. Op deze maier heeft u uw e-mail altijd bij de hand. Een niet onbelangrijk extra voordeel is de fantastische SPAMfilter, die door Google is ontwikkeld. Wanneer u gebruik maakt van de Premier versie heeft u ook nog eens altijd een complete failover / backup van al uw mail in iMap formaat. Heel handig voor als u ooit afscheid neemt van Covide.

E-mail migratie van Outlook naar Google Apps / Covide

Wanneer u met Covide CRM gaat werken is dat meteen een goed moment om oude rommel op te ruimen. En dat is een mailbox in Outlook of Thunderbird maar al te vaak. Toch wilt u wellicht veel van die oude mail graag ook in uw nieuwe CRM-omgeving krijgen. Door de integratie van Covide CRM met Google Apps kan dat ook. Zowel op serverniveau (dat kunt u het beste laten uitvoeren door een bedrijf met kennis van zaken van Google Apps), maar ook op Outlook en Thunderbird niveau. (Zie deze pagina van Google).

Wanneer u al uw mail vanuit Outlook naar Google migreert, kunt u het beste even voordien de koppeling met Covide losmaken. Vervolgens zorgt u er voor dat alle oude mail NIET in het Postvak In of de Verzonden Items staat, voordat u de koppeling herstelt. Covide haalt namelijk alleen automatisch de nieuwe mail op uit het Postvak In en de Verzonden Items. De mail uit de imap 'Alle berichten' wordt alleen eenmalig opgehaald, wanneer daar met de Covide Saas-leverancier afzonderlijke afspraken over zijn gemaakt.

U kunt overigens op elk moment mailtjes alsnog in het Postvak In van gMail plaatsen om die mail ook in uw Covide CRM te krijgen.

Inhoud handleiding
  1. Vooraf: Adresboek in het kort
  2. Synchroniseren van adressen
  3. Zoeken in het Adresboek
  4. Nieuwe relatie toevoegen
    1. CustomTab
      1. Het onderhoud van de gegevens op uw CustomTab
      2. Het onderhoud van de gewenste velden op uw CustomTab
    2. Alleen relatie gerelateerde gegevens
    3. Overige relatiegegevens (meteen de eerste BusinessCard)
  5. Bijzondere velden (Aanhef etc.)
  6. Extra velden
  7. B2B en B2C, drie soorten privépersonen
    1. de privépersonen gezien vanuit de medewerker
    2. de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt
    3. de privépersonen gezien als een B2C relatie
  8. Een relatie op niet-actief zetten, definitief verwijderen of juist weer op actief terugzetten
  9. Een selectie relaties bewerken of verwijderen
  10. Een selectie verwijderen uit de lijst niet-actieve relaties
  11. Accountmanager koppelen of verwijderen
  12. Aanmaken en beheren classificaties
  13. Groepsfunctionaliteit en beheer van het adresboek
  14. De Relatiekaart
  15. Businesscards / Extra adres- en contactgegevens
  16. Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een Businesscard
  17. Een gewone Businesscard wordt RC Businesscard en omgekeerd
  18. Bewerken meerdere Businesscard's tegelijkertijd
  19. Businesscard's selecteren en tegelijkertijd verplaatsen naar een nieuwe Relatie
  20. Toevoegen of wijzigen Classificaties
  21. Zoeken en selecteren via classificaties
  22. Brieftemplate instellen
  23. Brief maken op basis van een brieftemplate
  24. Export adressen
  25. Import adressen
  26. Ontdubbelen ná de import van relaties
  27. Samenvoegen van relaties
  28. Nieuwe privé contacten of medewerkers aanmaken
  29. Van 'persoon' naar medewerker of collega
  30. De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement)
    1. Het belang van de MW-kaart
    2. Geregistreerde uren
    3. Geregistreerde kilometers
  31. Google Docs via Covide CRM)
    1. Single Sign On van Covide CRM en Google Apps
    2. Singles Sign Out
    3. Zonder opnieuw inloggen rechtstreeks vanuit Covide CRM naar Google Docs, Mail, Calendar etc.
    4. Een bestaand Google Doc zoeken vanuit Covide CRM
      1. Trechterzoeken ... Superhandig voor bijvoorbeeld wervingbureau's
    5. Een gevonden bestand koppelen aan de relatiemap
    6. Een document vanaf uw locale systeem of netwerk uploaden en converteren
    7. Een nieuw Google Doc aanmaken vanuit Covide CRM
    8. Een Google Sjabloon gebruiken vanuit Covide CRM
    9. Een Google Doc samenvoegen met gegevens uit Covide CRM
E-Mail
 
Persoonlijke instellingen