Adresboek

Uit Covide

Ga naar: navigatie, zoeken
Inhoud handleiding
Adresboek
  1. Vooraf: Adresboek in het kort
  2. Synchroniseren van adressen
  3. Zoeken in het Adresboek
  4. Nieuwe relatie toevoegen
    1. CustomTab
      1. Het onderhoud van de gegevens op uw CustomTab
      2. Het onderhoud van de gewenste velden op uw CustomTab
    2. Alleen relatie gerelateerde gegevens
    3. Overige relatiegegevens (meteen de eerste BusinessCard)
  5. Bijzondere velden (Aanhef etc.)
  6. Extra velden
  7. B2B en B2C, drie soorten privépersonen
    1. de privépersonen gezien vanuit de medewerker
    2. de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt
    3. de privépersonen gezien als een B2C relatie
  8. Een relatie op niet-actief zetten, definitief verwijderen of juist weer op actief terugzetten
  9. Een selectie relaties bewerken of verwijderen
  10. Een selectie verwijderen uit de lijst niet-actieve relaties
  11. Accountmanager koppelen of verwijderen
  12. Aanmaken en beheren classificaties
  13. Groepsfunctionaliteit en beheer van het adresboek
  14. De Relatiekaart
  15. Businesscards / Extra adres- en contactgegevens
  16. Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een Businesscard
  17. Een gewone Businesscard wordt RC Businesscard en omgekeerd
  18. Bewerken meerdere Businesscard's tegelijkertijd
  19. Businesscard's selecteren en tegelijkertijd verplaatsen naar een nieuwe Relatie
  20. Toevoegen of wijzigen Classificaties
  21. Zoeken en selecteren via classificaties
  22. Brieftemplate instellen
  23. Brief maken op basis van een brieftemplate
  24. Export adressen
  25. Import adressen
  26. Ontdubbelen ná de import van relaties
  27. Samenvoegen van relaties
  28. Nieuwe privé contacten of medewerkers aanmaken
  29. Van 'persoon' naar medewerker of collega
  30. De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement)
    1. Het belang van de MW-kaart
    2. Geregistreerde uren
    3. Geregistreerde kilometers
  31. Google Docs via Covide CRM)
    1. Single Sign On van Covide CRM en Google Apps
    2. Singles Sign Out
    3. Zonder opnieuw inloggen rechtstreeks vanuit Covide CRM naar Google Docs, Mail, Calendar etc.
    4. Een bestaand Google Doc zoeken vanuit Covide CRM
      1. Trechterzoeken ... Superhandig voor bijvoorbeeld wervingbureau's
    5. Een gevonden bestand koppelen aan de relatiemap
    6. Een document vanaf uw locale systeem of netwerk uploaden en converteren
    7. Een nieuw Google Doc aanmaken vanuit Covide CRM
    8. Een Google Sjabloon gebruiken vanuit Covide CRM
    9. Een Google Doc samenvoegen met gegevens uit Covide CRM
 

Inhoud

Vooraf: Adresboek in het kort

álle gegevens centraal (van NAW-gegevens tot het laatste klantcontact)
overzichtelijk
synchroniseren
view (lijst) van selectie blijft onthouden tijdens sessie
gemakkelijk informatie terugvinden
directe linken naar diverse informatiebronnen

Dit scherm en de uitleg in dit bijschrift gaat uit van iemand met alle rechten en een Covide inclusief telefooncentrale en synchronisatieserver. Gebruikers met minder rechten hebben sommige dingen dus niet tot hun beschikking.

Het adresboek binnen Covide is de toegang tot al uw relaties en daaraan gekoppelde informatie en communicatie.

  • Door op ´Adres´ te klikken komt u terecht in het ´Adresboek´. In eerste instantie is dat standaard een lijst van uw relaties. De grootte van die lijst is eenvoudig aan te passen door in het 'dropdownmenu' onderaan het gewenste aantal aan te geven. U kunt via uw gebruikersinstellingen ook kiezen op standaard de lijst met Businesscards getoond te krijgen. (Belangrijk om te onthouden: de Relatiekaart leent zijn NAW-gegevens altijd van de RCBC, de RelatieCardBusinessCard. Per Relatie is er daarvan één. Verdere uitleg Relaties en Businesscards bij de sectie over Businesscards.)
  • Beide lijsten kunt u naar uw wens aanpassen voor wat betreft de kolommen via de menukeuze ´selecteer en sorteer´ die u bovenaan in de lijst aantreft.
  • Voor het maken van selecties kunt u gebruikmaken van de aanvinkvakjes voor elk adres, van de zoekfunctie boven de lijst of van de classificaties links in het menu. Handig is om de gemaakte selectie meteen een nieuwe classificatie mee te geven, zodat de selectie niet verloren gaat als er even niet mee gewerkt wordt. (zie Zoeken en selecteren via classificaties)
  • Wanneer u een view (=lijst) hebt samengesteld op basis van een selectie, onthoudt Covide die tijdens de gehele sessie, totdat u een andere view kiest, een andere selectie maakt of gebruik maakt van de menukeuze 'huidige selectie vergeten' helemaal onderaan het menu 'meer acties' in het Adresboek.
  • Zoeken kan binnen het Adresboek op meerdere manieren. Via Zoeken in het Adresboek via de zoekfunctie met filters boven de lijst, Zoeken en selecteren via classificaties en via de centrale zoekfunctie
  • Door op de relatienaam komt u vanzelf op de relatiekaart terecht.
  • Wanneer u op een BC het vinkje privé zet, betekent het, dat u vanaf dat moment de enige bent, die de gegevens op die BC kan zien. Het betekent dus niet, dat de gegevens verhuizen naar de privélijst.
  • De privé lijst is een lijst met NIET zakelijke contacten. Zolang u daar het vinkje privé niet hebt gezet, blijven de gegevens voor iedereen op het kantoor beschikbaar.
  • Het pijltje voor de naam van een relatie biedt menuopties voor die betreffende relatie. Zo kunt u handig aan die ene relatie (en dus ook de RCBC) één of meerdere classificaties toekennen. Als derde vindt u de mogelijkheid om uit een lijst (eventueel een lijst gemaakt op basis van een selectie) nog weer een deelselectie te maken via de selectievakjes, waar u vervolgens met het één en ander mee kunt doen via .....
  • Rechtsboven treft u een dropdownmenu aan, waarmee u zowel acties op de selectie als algemene acties in het Adresboek kunt realiseren. De menukeuzes spreken voor zich en worden verderop nader toegelicht.
  • Sorteren kan via de witte pijl boven de kolommen.
  • CRM Formulieren: een bijzondere lijst, waarover in het Hoofdstuk CMS meer.

Synchroniseren van adressen

Wanneer u beschikt over de geïntegreerde oplossing van Covide en Google Apps kunt u probleemloos synchroniseren. Hierover is een apart hoofdstuk opgenomen in deze WIKI. Voor de relatienaam vindt u een rond selectievakje, wanneer u gebruik maakt van de aanvullende synchronisatie service. Met het rondje voor de namen in de lijst kunt u aangeven of u de adresgegevens van die businesscard (RCBC) wilt synchroniseren met uw PDA of Smarthpone. Standaard is het rondje open en worden betreffende adresgegevens niet gesynchroniseerd.

Omdat Covide CRM een centraal Adresboek heeft, is alle adressen automatisch synchroniseren veel te veel van het goede.

Let op!! Omdat Covide CRM een centraal adresboek heeft met Relaties en daaronder Businesscards én omdat de idee achter CRM binnen een organisatie is, dat de adressen centraal worden bijgehouden vindt synchronisatie van adressen alleen plaats van Covide CRM náár Google Apps (en vandaar uit naar uw gekoppelde apparaten). Wanneer u dus een wijziging wilt, moet die worden doorgevoerd in Covide CRM. Wanneer het adres al werd gesynchroniseerd, maakt u het rondje eerst leeg om het daarna weer te vullen.

Zoeken in het Adresboek

Zoeken gebeurt standaard in alle standaardvelden, maar kan ook door een filter te leggen op bijvoorbeeld alleen het 'naam'veld of het 'postcode'veld (gewoon een deel van een postcodestring invoeren voor een eerste resultaat, dat vervolgens weer voorzien kan worden van een classificatie.

U kunt ook zoeken in de globale metavelden, wanneer u die keuze hier selecteert.

Zoeken in het adresboek van Covide is eenvoudig. U heeft niet veel informatie nodig. Een naam, een gedeelte van een naam of zelfs een gedeelte van een telefoonnummer kan Covide gebruiken om te zoeken.

Alle relaties die aan die combinatie voldoen verschijnen nu in uw scherm. En dit geldt ook wanneer u een lettercombinatie opgeeft. In het volgende 'drop-down' menu selecteert u dat het hier om een naam gaat. Wanneer u nu op de zwarte pijl naar rechts klikt, dan verschijnen ook hier de relaties die aan deze lettercombinatie voldoen in uw scherm. (Zie ook Zoeken en selecteren via classificaties)

Nieuwe relatie toevoegen

uitgebreide data-invoer
classificeren
dubbele invoer desgewenst mogelijk na waarschuwing

Het aanmaken van een nieuwe relatie, doet u door in het Adresboek te klikken op de menu-optie 'relatie toevoegen' bovenin. Let op! Boven het toevoegen van een nieuwe relatie staat boven het formulier met de tabbladen 'businesscard aanmaken'. Een Relatiekaart ontleent namelijk meer dan 80% van zijn gegevens aan de eerste BusinessCard.

  • Het eerste tabblad is een zogenaamde Customtab. De velden die u hierop vindt, zijn afkomstig van één van de andere tabbladen
  • Alleen het tweede tabblad op dit formulier is Relatie gerelateerd!
  • De andere tabbladen vormen meteen de eerste BusinessCard.

CustomTab

Alles met elkaar zijn er al snel een paar honderd velden, die u kunt invullen per Relatie/BusinessCard. Daarom is de CustomTab bedacht. Per Covide CRM omgeving kunt u zelf bepalen welke velden u daarop geplaatst wilt hebben.

Het onderhoud van de gegevens op uw CustomTab

Bestand:2-2b-UK.png

  1. Wanneer u een nieuwe relatie wilt invoeren, krijgt u als eerste de CustomTab voor u. Omdat de gegevens op de CustomTab eigenlijk afkomstig zijn van één van de andere Tabbladen, worden de gegevens die u hier in voert, ook opgeslagen op die andere Tabs.
  2. Wanneer u op één van de andere Tabbladen gegevens invoert, waarvan de velden op de CustomTab voorkomen, zullen de gegevens ook daar worden geplaatst, omdat het immers om dezelfde gegevens gaat.

Wanneer u het rode kruis rechtsboven gebruikt, worden de door u aangepaste gegevens niet opgeslagen. Dat gebeurt alleen door gebruik te maken van het diskette icoon links onder.

Het onderhoud van de gewenste velden op uw CustomTab

Met een klik op de menukeuze 'Adres', daarna op 'meer acties' en tenslotte 'beheer custom tab' kunt u bepalen voor uw organisatie welke velden er op de CustomTab getoond gaan worden.

Bestand:2-2a-UK.png

Door velden van het linker naar het rechtervenster te verplaatsen of omgekeerd, kiest u voor de op de CustomTab op te nemen velden. Vergeet u niet om via een klik op de diskette op te slaan, wanneer u gereed bent?


Alleen relatie gerelateerde gegevens

Het eerste tabblad van de standaard velden die u kunt invullen bij het aanmaken van een nieuwe of het wijzigen van een bestaande Relatie.

U komt automatisch terecht in het venster van de CustomTab. De specifieke gegevens betreffende deze relatie zelf voert u in op het tweede tabblad. We focussen op de in te vullen velden:

  • het veld 'relatie': hier voert u de naam in van het bedrijf, de organisatie of - wanneer u met particuliere relaties werkt - bijvoorbeeld de familienaam. Let op! Wanneer u het vinkje voor particulier aanzet, wordt uw input in het veld 'relatie' overruled en vervangen door wat op het derde tabblad is ingevuld in de velden voor de achternaam, gevolgd door de voornaam en het tussenvoegsel!
  • het veld 'accountmanager': een wat simpele manier om iemand die geen rechten heeft als globale adressenmanager toch rechten te geven op de adressen waarover hij/zij accountmanager is. Covide kent ook een veel ingenieuzer methode. U leest daarover in de paragraaf over het aanmaken en beheren van classificaties.
  • de aanvinkvelden voor 'relatietypen': Via het gebruik van classificaties kunt u op de meest uitgebreide manier selecties maken. De aanvinkveldjes die u hier aantreft, zijn met name handig in combinatie met andere zaken. Zo zal het vinkje klant u in combinatie met het relatienummer het u mogelijk maken om de factuurmodule te gebruiken. Daarnaast biedt het u evenals de combinatie van leverancier en 'relatienummer' de mogelijkheid van synchronisatie met online boekhoudpakketten, waarmee Covide een integratie bouwde.
  • Zoals hiervoor al gemeld geldt het zowel als klantnummer alsook als leveranciernummer, omdat moderne boekhoudpakketten inmiddels zijn gestopt met twee velden voor dezelfde relatie. Via het icoontje achter het veld kunt u het volgende nummer in de reeds door u opgezette reeks ophalen.
  • het 'let op' veld biedt u de mogelijkheid om iets nadrukkelijk onder de aandacht te brengen van een ieder die de Relatiekaart opvraagt. De tekst uit dit veld wordt daar namelijk vet weergegeven.
  • het aanvinkveldje 'forceer dubbele invoer' biedt u de mogelijkheid om een ingevoerd adres toch op te slaan ondanks, dat het al in Covide vóórkomt. Over ontdubbelen leest u verderop in dit Hoofdstuk.
  • met het aanvinkveldje 'actief' wordt bepaald of een relatie in de lijst met actieve, danwel de lijst met passieve relaties wordt getoond.
  • Het 'Memoveld' is op de Relatiekaart een apart tabelletje, dat u ook op een andere plek kunt plaatsen op de RC. Wanneer u een andere BusinessCard promoveert tot RCBC, verhuist het memoveld naar het tabblad 'overig'.
  • De in het plaatje getoonde 'extra velden' (de velden onder de memo) zijn velden die u zelf kunt aanmaken via 'globale metavelden' onder de menukeuze 'meer acties'.

Overige relatiegegevens (meteen de eerste BusinessCard)

Op de volgende tabbladen voert u - indien gewenst - de persoonsgebonden gegevens van uw eerste contactpersoon in bij deze relatie. Dat zijn meteen de gegevens van de geïntegreerde eerste Businesscard (BC) inclusief de mogelijkheid aan om één of meerdere classificaties aan die eerste BC te hangen.

Het tweede tabblad, feitelijk het eerste van de eerste BusinessCard.

Op de andere tabbladen vult u de persoonsgebonden gegevens in van de BusinessCard.

  • Vergeet NIET om in elk geval de velden 'Briefkop', 'Aanhef' en 'E-mail' met de juiste gegevens te vullen, omdat deze velden later van pas komen bij automatische processen als archivering en personalisering van mail of brief.
  • Wanneer u verder naar beneden scrollt ziet u de mogelijkheid om notities maken. Notities betreffende deze relatie die voor u of voor uw collega's van belang kunnen zijn. Wat u hier invoert verschijnt altijd in het memo-blok op de relatiekaart.
  • Het 'Let op- veld' dient ervoor om korte belangrijke informatie op de relatiekaart weer te geven. Dit veld verschijnt dan ook meteen onder de relatienaam links bovenaan de relatiekaart.
  • Onderaan dit tweede tabblad vindt u twee aanvinkvelden. Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt, maakt het niet uit of u die vinkjes zet of niet. U maakt dan namelijk automatisch een nieuwe RCBC (RelationCardBusinessCard) aan. Wanneer u later onder deze relatie een nieuwe BusinessCard (BC) aanmaakt, neemt Covide standaard de op deze eerste BC ingevulde gegevens over in die velden, die u dan niet handmatig invoert. Tenzij u natuurlijk het vakje 'Aanvullen met data van de RCBC' dan uitzet.

Het vinkje achter 'RC Businesscard' laat zien, dat het in een later stadium altijd mogelijk is om een andere BC onder deze relatie RCBC te maken.

  • 'Forceer dubbele invoer'. Zodra bij Covide dubbele gegevens worden ingevoerd dan verschijnt er onderaan een rood veld dat deze gegevens niet ingevoerd kunnen worden omdat deze al bekend zijn in de database. Deze gegevens kunt u zelfs niet opslaan. Het diskette-icoon is verdwenen. Wanneer u desondanks besluit om deze gegevens toch op te willen slaan, dan vinkt u de optie 'forceer dubbele invoer' aan waardoor het diskette icoon weer verschijnt. Opslaan binnen Covide gebeurt overal via het diskette-icoon, in dit geval onderaan het formulier.
  • Met het rode kruis rechtsboven sluit u het venster af als dat niet automatisch gebeurt na het opslaan of wanneer u zonder op te slaan het invoervenster wilt afsluiten.

Let op!! Op zowel de RCBC als de gewone BC kunt u e-mailadressen invoeren. Covide voert een check uit op mailadressen, die niet aan het juiste formaat voldoen, zodat het verzenden van mail niet door onjuist ingevoerde mailadressen gefrustreerd kan worden. Dus als u niet kunt opslaan, dan is het zaak vooral die velden even te controleren.

Bijzondere velden (Aanhef etc.)

Covide kent ook enkele velden, die u beheert via 'beheer aanhef etc.' onder het menu 'meer acties' in het Adresboek. In eerste instantie gaat het om aanspreektitels als 'drs.', 'dr' etc. Wanneer op diezelfde plaats nogmaals voor 'meer acties' kiest, kunt u op dezelfde eenvoudige manier ook de door u gewenste 'Aanhef', 'Briefkop' en 'Achtervoegsel' invoeren.

Eenmaal aangemaakt kunt u de betreffende titel selecteren bij het invullen van uw adresgegevens.

Echter ... - omdat dit dus velden zijn, die niet rechtstreeks in het adresboek worden ingevoerd, maar na selectie - is het nog niet mogelijk om deze gegevens op een handige manier wél te importeren met de rest van de gegevens. Voor de durfals en de echt handige 'jongens en meisjes' hebben we vooralsnog een avontuurlijk alternatief. Wanneer u bij de import in de velden 'Titel', 'Aanhef' en 'Briefkop' de cijfers invult, die door het systeem bij uw invullen van die velden zijn gegeven, dan krijgt u toch de juiste gegevens geïmporteerd. De genoemde cijfers kunt u uitlezen, door met uw muis boven het 'potlood' - icoon te gaan hangen van de door u ingevoerde gegevens. Het eerste cijfertje dat u daar ziet, is door het systeem gekoppeld in de betreffende tabel.

Extra velden

Op de Relatiekaart kunt u extra velden aanmaken. U doet dat in onder de 'Globale acties' onder de menukeuze 'meer acties' zoveel u maar wilt in de categoriën

  • korte tekst
  • lange tekst
  • datum
  • ja/nee

We noemen dit 'Globale METAvelden'. Het mooie is, dat ze vervolgens op alle Relatiekaarten beschikbaar zijn en u er via de filter 'globale METAinfo' in het zoekmechanisme ook op kunt filteren.

METAvelden kunnen ook eenvoudig gekoppeld worden aan classificaties. Het grote voordeel daarvan is, dat u daardoor METAvelden automatisch op alle BC's kunt laten verschijnen, die aan die classificatie zijn gekoppeld. Het koppelen doet u eenvoudig door via het Adresboek => meer acties => globale metavelden => meer acties => groep een groep aan te maken en de gewenste classificatie daarin op te nemen.

Ook op elke BusinessCard kunt u (dezelfde categoriën) extra velden aanmaken. Dat doet u met behulp van het 'toverstafje' op het tabblad 'Overig'. Ze heten dan geen Globale METAvelden meer, omdat ze dan alleen op die ene BusinessCard aanwezig zijn, terwijl de Globale METAvelden op elke BusinessCard aanwezig zijn (tenzij er via koppeling aan classificaties uitzonderingen zijn gemaakt; zie hiervoor).

B2B en B2C, drie soorten privépersonen

Covide is oorspronkelijk ontwikkeld als een B2B pakket. Een pakket dus om als organisatie uw zakelijke bedrijfsrelaties in beeld te krijgen en te houden. Covide bleek echter ook voor interessant voor bedrijven, die zich juist richten op de particuliere markt (B2C). Zonder grote wijzigingen aan te brengen in het oorspronkelijke pakket, zijn voor deze groep klanten wel enkele toevoegingen gemaakt, waardoor ook zij zich helemaal thuis voelen in de Covide familie. Eén daarvan heeft te maken met het begrip 'privé persoon'.

Dat kan soms leiden tot de verwarrend ervaren mogelijkheid van drie soorten (privé) personen binnen Covide:

  • de privépersonen gezien vanuit de medewerker
  • de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt
  • de privépersonen gezien als een B2C relatie

de privépersonen gezien vanuit de medewerker

Ieder mens heeft persoonlijke contacten. In Covide kunt u hen invoeren via 'het Adresboek', 'Meer acties', 'Nieuwe persoon'. (Zie hieronder, tevens de start voor het aanmaken van collega's.)

de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt

Contactpersonen bij zakelijke relaties in de B2B sfeer zijn in feite ook zakelijke relaties. Dat pakketten als Outlook en Gmail geen verschil maken met gewone privé contacten is echter een feit. In Covide doen we dat wel. Uw contactpersonen bij een zakelijke relatie zijn toch ook de contactpersonen van uw collega's bij diezelfde zakelijke relatie als u bijvoorbeeld ziek bent, met vakantie of stopt in uw baan? Deze contactpersonen brengen we binnen Covide onder op de BusinessCard.

de privépersonen gezien als een B2C relatie

Wanneer u personen ziet als bedrijfsrelaties, is er echter toch een heel andere relatie als hierboven beschreven. Met name in branches als verzekeringen en advocatuur zullen vaak personen zelf de relatie zijn. Voor deze groep is binnen Covide op de Relatiekaart het vinkje 'particuliere klant' opgenomen. Een zakelijke relatie zonder organisatievorm. Maar wel een volwaardige zakelijke relatie met een complete relatiekaart. Wanneer hier het vinkje 'particuliere klant' wordt gezet, worden ook automatisch de naamgegevens geplaatst in het relatieveld. Deze privé persoon is als persoon een zakelijke relatie en moet dus ook als zodanig worden onderhouden.

Een relatie op niet-actief zetten, definitief verwijderen of juist weer op actief terugzetten

Een relatie verwijderen kan in Covide niet zomaar. U zet hem eerst op niet-actief. U doet dat door de relatiegegevens te wijzigen door het vinkje 'actief' weg te halen en de relatiekaart opnieuw op te slaan.

De relatie en alle daaraan gekoppelde gegevens verdwijnen nu naar de lijst niet-actieve adressen. In die lijst kunt u ook zoeken. En ... vervolgens de betreffende relatiegegevens aanpassen.

Geregeld komt het bijvoorbeeld voor, dat een op niet-actief gezette relatie toch weer op actief gezet moet worden. Dat is nu heel eenvoudig. U zet gewoon in de wijzigmode van de relatie gevonden in de niet-actieve lijst opnieuw het vinkje 'actief' en slaat de relatie opnieuw op.

Indien echt gewenst kunt u de betreffende relatie vanuit de lijst niet-actieve relaties ook wél definitief verwijderen. Dit doet u door een vinkje te zetten in de lijst voor betreffende relatie en vervolgens onder meer acties te klikken op 'Verwijder niet-actieve selectie'.

Echter .... 'bezint eer u begint'. Want u bent dan ook alle aan die relatie gekoppelde communicatie kwijt. Daarom is het niet onverstandig om de relatie te laten bestaan in de lijst van niet-actieve relaties.


Lees hier hoe u een selectie op niet-actief zet.


Een selectie relaties bewerken of verwijderen

Wanneer eenmaal als hiervoor beschreven een selectie is gemaakt, biedt Covide op heel handige manier de mogelijkheid om met die selectie een vervolgactie te realiseren.


De geselecteerde relaties kunt u namelijk met één klik onder 'meer acties' ..

  • op 'niet- actief' zetten
  • beheren voor wat betreft de classificaties
  • exporteren
  • of afdrukken

Eenmaal op niet actief gezet kunt u de adressen desgewenst van daaruit ook definitief verwijderen. Meestal is het net zo handig om de op niet-actief gezette adressen daar gewoon te behouden. Dat geldt vooral, wanneer aan die op niet-actief gezette relaties ook mailtjes, notities, facturen of andere communicatie uitingen zijn gekoppeld.

Wanneer u aan een selectie in één keer één extra classificatie wilt toevoegen, zult u dat zonder problemen kunnen doen, vermoeden we. Wanneer die extra classificatie een geheel nieuwe moet zijn, dan zijn er twee stappen nodig, nadat u op de menukeuze 'beheer classificatie voor selectie' hebt geklikt. Eerst maakt u met behulp van het 'toverstafje' de gewenste nieuwe classificatie aan. Daarna komt u weer in het eerdere schermpje terug en kunt u met behulp van het potlood-icoon de nieuw aangemaakte classificatie koppelen.


Let op!!! BusinessCards kunnen op de hier beschreven wijze niet op niet-actief worden gezet, omdat die functionaliteit in Covide niet bestaat. U kunt een BusinessCard wel loskoppelen van de relatie waaronder hij hangt. Wanneer u de BC vervolgens in een later stadium weer wilt koppelen aan één of meerdere nieuwe relaties kan dat vanaf de BC.


Een selectie verwijderen uit de lijst niet-actieve relaties

U kunt ook in de niet-actieve lijst selecties maken. Niet via de classificaties (die worden feitelijk aan businesscards gehangen), maar wel via de vinkjes voor de rij én via de selectiemogelijkheden boven de lijst.

Bestand:2-4-UK.png

U kunt kiezen tussen het zoeken op alle velden via het vrije invoervenster, maar ook via de filters met de dropdown's. Kiest u in het eerste dropdownvenster bijvoorbeeld voor 'land', dan kunt u daarna voor de landen kiezen, die in uw adresboek vóórkomen. Met een klik op de pijl erachter krijgt u de gewenste selectie. Deze kunt u vervolgens definitief verwijderen, een nieuwe classificatie geven, exporteren en printen. (aan de optie 'weer op actief terugzetten' wordt nog gewerkt.)


Let op!!!Wanneer u geen selectie maakt als hiervoor beschreven, beschouwt Covide hier de lijst zelf als uw selectie. Die kunt u dus ook in één keer verwijderen. Als u hier (kortstondig) kiest voor een lijst van 1.000, dan kunt u op die manier dus in één keer 1.000 relaties definitief verwijderen. Bestand:2-6-UK.png

Meestal is het net zo handig om de op niet-actief gezette adressen daar gewoon te behouden. Dat geldt vooral, wanneer aan die op niet-actief gezette relaties ook mailtjes, notities, facturen of andere communicatie uitingen zijn gekoppeld.

Accountmanager koppelen of verwijderen


Binnen Covide kan er slechts één accountmanager per relatie worden gekoppeld.

Via een muisklik op het potlood komt u in een nieuw actief venster met aan de linkerkant alle gebruikers. U selecteert er één, die u via het pijltje naar het andere venster verplaatst. Wanneer het actieve venster nu sluit via het rode kruis rechtsboven, ziet u dat de gewenste accountmanager is geselecteerd.

Het verwijderen van de accountmanager doet u simpelweg door op het kruisje achter de naam te klikken.

Let op!!! Zowel na het koppelen van een nieuwe accountmanager als na het verwijderen dient u nog wel helemaal onderaan het formulier via het diskette - icoon de bewerking op te slaan.

Wanneer er accountmanagers aan relaties zijn gekoppeld, kunnen behalve zijzelf alleen globale adressenmanagers (die kunnen alle adressen beheren) of via de accountmanager gedelegeerde gebruikers de adressen beheren. Met één uitzondering: wanneer gebruikers via groepsrechten op basis van classificaties extra rechten hebben gekregen.


Aanmaken en beheren classificaties


Classificaties zijn labels.

U kunt - als u de noodzakelijke globale rechten hebt of specifieke rechten hebt gekregen - alle businesscards en relaties classificeren zoveel u wilt. Het toekennen van classificaties aan relaties en businesscards is één van de krachtigste technieken in CRM-land. U kunt daarna namelijk alle mogelijke selecties maken, bewaren en bewerken, zonder dat de adresgegevens zelf in gevaar komen of er dubbele gegevens gaan ontstaan.

Het aanmaken en beheren van een classificatie is echter bijzonder eenvoudig:

Wanneer er relaties aan de betreffende classificatie zijn gekoppeld, ziet u het aantal en daarnaast de mogelijkheid om de lijst op te vragen in het Adresboek.


Merk op dat classificaties - het zijn immers gewoon labels - zonder problemen voor de inhoud van de adresgegevens kunnen worden verwijderd. Wanneer u slechts bij een deel van een aan die ene classificatie gekoppelde selectie de classificatie wilt verwijderen, gaat u als volgt te werk.

  1. U maakt een nieuwe (tijdelijke) classificatie aan voor het deel wat u wilt bewaren bij de classificatie
  2. U kopieert de naam van de classificatie (selecteren met de muis en daarna de toetscombinatie CTRL C)
  3. U verwijdert de classificatie
  4. U hernoemt de tijdelijke met de gekopieerde naam (selecteren met de muis en daarna de toetscombinatie CTRL V)

Groepsfunctionaliteit en beheer van het adresboek

De groepsfunctionaliteit ( zie gebruikersinstellingen) kunt u ook in het adresboek gebruiken. Daardoor kun je bijvoorbeeld nu in één adresboek de adresgegevens van verschillende onder één Holding functionerende werkmaatschappijen een plekje geven. (kan natuurlijk ook om andere rechtsvormen of vergelijkbaar groepsbeheer gaan in combinatie met het adresbeheer.)

Hoe u dat doet (als administrator)?

Ga naar gebruikersinstellingen via de keuze rechtsboven elke pagina.

Plaats de medewerkers van de verschillende werkmaatschappijen in verschillende groepen. Maak een classificatie aan met dezelfde naam als de groep. Geef vervolgens per classificatie de betreffende groep de gewenste rechten. Zet tenslotte in de 'module configuratie' "address_strict_permissions" op 'ja'. Afbeelding:2-10-UK.png

De Relatiekaart

De relatiekaart is in Covide de plek waar u alle aan die relatie gekoppelde data ook terugvindt.

Voor het veruit grootste deel gaat het bij de Relatiekaart om automatisch voor u verzamelde informatie, die u in Covide CRM hebt opgeslagen. U kunt de blokken op de Relatiekaart zelf verplaatsen om zo de voor u handigste Relatiekaart te realiseren

Linksboven plaatsen wij altijd de adresgegevens met de gegevens van de eerste contactpersoon. Rechtsboven in ons geval eerst de 'history' van de laatste 5 contactmomenten om het even of het nu om e-mail, interne notities, supportaanvragen of agenda-items gaat met daaronder een overzicht van de laatste zes maanden voor wat betreft het aantal contactmomenten. Met behulp van het 'van' - 'tot' mechanisme kunt u ook een periode kiezen voor een uitgebreider overzicht van communicatiemomenten.

Op dezelfde wijze is er op een andere plek op de Relatiekaart ook een planningoverzicht. En ook hier gaat het om een automatische listing van geplande contacten.

Op de Relatiekaart vindt u vervolgens per binnen Covide geïntegreerde module de actuele zaken als openstaande todo's en alle Businesscards. En... u vindt er de ingangen naar het complete archief van e-mail, de notities, klantcontacten, agenda-afspraken en supportaanvragen.

De relatiekaart is ook handige plek om een e-mail of notitie te starten of een salestraject aan te maken. U hebt dan namelijk automatisch de koppeling met de relatie al gelegd.

Tip! Wanneer mail is gekoppeld aan een relatie, kan iedereen, die recht heeft op de relatie, deze mail lezen en openen ook als hij zich in het Postvak In van een andere collega bevindt! Handig als een collega ziek is of met vakantie en vergeten is om zijn Postvak In te delen. Deze optie kan overigens door de administrator van het kantoor ook worden uitgezet via de modules onder de gebruikersinstellingen.

Met het blok e-mail is meteen het meest bijzondere blok genoemd. Normaal gesproken is e-mail niet centraal opgeslagen. Bij Covide CRM wordt alle e-mail bedrijfsbreed centraal in een archief onder de relatie opgeslagen. Wanneer de mail ook is gekoppeld aan een BusinessCard, Project, Salesitem of Customer Care case, is dezelfde mail ook via die filters te bekijken. Bijzonder is voorts:

  1. In het mailarchief zijn ALTIJD alle vanaf de relatiekaart verzonden mailtjes automatisch gearchiveerd
  2. In het mailarchief worden - als u Covide CRM gebruikt als bedoeld - ook ALTIJD alle binnenkomende e-mailtjes gearchiveerd
  3. Het e-mailarchief kan vanaf de Relatiekaart door bevoegde gebruikers (administrators en gebruikersmanagers) voor die specifieke relatie worden afgeschermd. Dat gebeurt door gebruik te maken van het eerste icoontje boven het betreffende blok.

Businesscards / Extra adres- en contactgegevens

meerdere contacten onder één relatie
één contactpersoon onder meerdere relaties
contacten los van de relatie te classificeren

Covide maakt onderscheid tussen de RelatieCard (RCBC) en Businesscards (BC's). Als Relatie wordt binnen Covide een bedrijf of organisatie beschouwd. Het kan natuurlijk ook een familie zijn.

Op BC's kunt u alle NAW-gegevens van contactpersonen en eventueel ook afdelingen kwijt. Elke relatie heeft één RCBC, zeg maar 'het eerste of centrale contactpunt'. Vaak het administratieve contact van een organisatie. U herkent deze RCBC in het overzicht van de Businesscards op de Relatiekaart aan het adresboekicoon én het is ook altijd de eerste businesscard in het lijstje.

Veel gebruikers vullen helemaal geen persoonlijke gegevens in op de RCBC. Met name als er meerdere contactpersonen bij een relatie horen, is daar veel voor te zeggen. De RCBC is namelijk tevens de BC, die zijn gegevens uitleent en daarmee deelt met de relatie. En ... de RCBC kan slechts aan één relatie gekoppeld zijn. Wijzigt u de gegevens op de relatiekaart, dan gebeurt dat dus automatisch ook op de RCBC en vice versa.

De RCBC herkent u dus aan het adresboekicoon. Alle andere BC's hebben een blauwe pion in plaats van een adresboekicoon. Al die BC's kunnen aan meerdere relaties gekoppeld zijn. Daardoor hoeft u van één persoon slechts één kaart bij te houden, ook al is die aan meerdere relaties gekoppeld.
Alle BC's kunnen classificaties krijgen en daardoor in het overzicht van Businesscards en bij het zenden van e-Nieuwsbrieven in een selectie worden geplaatst. En via het rondje kunt u elke BC toevoegen aan of verwijderen van de eerst synchronisatie met uw mobiele telefoon (gaat via Google Apps).

  • Wanneer er erg veel BC's onder een relatie zijn aangemaakt, kan de zoekfunctie handig zijn.
  • Het aanmaken vaneen nieuwe BC doet u - zoals overal in Covide waar u iets nieuws wilt - met het toverstafje boven in het blokje.
  • Via 'het huisje met pijltje'-icoon kunt u in één keer de gegevens op een serie BusinessCards wijzigen met de gegevens op de RelatieCard. Heel handig, wanneer een bedrijf verhuist ....
  • De 4 iconen voor de Businesscard (BC), houden het volgende in:
    • Met het labeltje kunt u de gegevens op de businesscard bekijken. Dit zijn exact de gegevens die ook na synchronisatie in een PDA of Smartphone worden opgenomen.
    • Met het tweede icoontje kunt u nu rechtstreeks een brief maken met behulp van een ingestelde template, waaraan de juiste adresgegevens worden toegevoegd. (Hoe je een template maakt, wordt uitgebreid toegelicht in 'Brieven en templates').
    • Wanneer u gegevens wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen dan klikt u op het potloodje.
    • Met het vuilnisbakje verwijdert u deze BC. Uiteraard kan de RCBC niet worden verwijderd.
  • Met een klik op het e-mailadres, start u een e-mailactie, waarbij de mail bij het versturen automatisch wordt opgeslagen onder deze relatie
  • Met een klik op één van de telefoonnummers, start u - als ook de Covide telefooncentrale beschikbaar is - meteen een telefoonactie. Fouten bij het kiezen zijn daarmee vanaf nu uitgesloten.
  • Met een klik op het Skype adres wordt automatiscch het op uw lokale machine geïnstalleerde Skype aangeroepen.

Tip 1 Covide koppelt binnenkomende en uitgaande mail niet alleen automatisch aan relaties, maar vanaf eind 2010 ook aan BusinessCards. Daardoor kunt u in het mailarchief ook heel eenvoudig een filter hanteren op BC's.

Tip 2 Wanneer u een nieuwe BusinessCard invoert en Covide herkent het e-mailadres, dan krijgt u bij het invoeren van dat e-mailadres een waarschuwing in de vorm van een uitroepteken te zien. U besluit vervolgens zelf of u alsnog wilt opslaan of dat u de dubbele invoer van hetzelfde e-mailadres juist niet wenst.

Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een Businesscard

Image:2-3-UK.png

Covide kent twee soorten Businesscards: de gewone BC en de RelatieCard BC. Van deze laatste is er maar één. Altijd de bovenste in het rijtje BC's. Deze kaart leent zijn adresgegevens uit aan de Relatiekaart. Die BC wordt altijd automatisch aangemaakt als er een Relatie wordt ingevoerd.


Wanneer u een nieuwe BC aanmaakt, doet u dat via het toverstafje dat u rechtsboven in de betreffende tabel op de Relatiekaart. Wanneer u een BC wijzigt, doet u dat via ofwel het potloodicoon voor de naam van de te wijzigen kaart.

U komt in beide gevallen in een formulier terecht als hiernaast is geplaatst.

Een BusinessCard verwijderen is heel simpel, zolang hij gekoppeld is aan een relatie. U klikt eenvoudigweg op het prullenbak-icoon. Een van alle relaties losgemaakte BC kan pas worden verwijderd, na hem eerst weer te hebben gekoppeld aan om het even welke relatie.

Het verwijderen van een BC heeft geen enkele invloed op de eventueel aan die BC gekoppelde mail. Die blijft gewoon beschikbaar in het archief van de relatie, waaronder de BC was gekoppeld. Datzelfde gebeurt, wanneer een BC van relatie verandert, bijvoorbeld, omdat de betreffende medewerker van de ene relatie naar een andere verkast. Ook dan blijft de mail bij de oorspronkelijke relatie in het archief.

Elke BC start met een veld 'eigen invoer'. Dat is gedaan om het u mogelijk te maken zelf te bepalen wat u van deze BC in het overzicht wilt zien naast de naam, telefoonnummers en mailadressen. U kunt hier een benaming gebruiken, die ook in één van de andere velden staat, maar ook iets geheel anders.

De velden 'briefkop' en 'aanhef' op het eerste tabblad zijn noodzakelijk voor de gepersonaliseerde mail of brief.

De tabbladen bovenaan leiden u langs de gegevens die u zou kunnen invullen. Vooral de eerste twee tabbladen bevatten informatie, die meestal wordt gebruikt.

Wanneer u de BC gebruikt voor een contactpersoon met meerdere telefoonnummers, kunt u die zichtbaar en daardoor ook meteen bruikbaar maken via het tabblad privé.

Door gebruik te maken van de functie 'aanvullen met data van de RCBC' kunt u uw BC snel vullen met de centrale gegevens; de gegevens van de eerste BC.

Een gewone Businesscard wordt RC Businesscard en omgekeerd

Een Relatiekaart biedt het totaal aan informatie van een betreffende relatie. Basis daarvan blijven natuurlijk wel uitgebreide adresgegevens. Die staan op een BusinessCard. Hierboven las u al dat we twee soorten BC's kennen. Er kan per relatiekaart slechts één RC Businesscard (ook wel RCBC genoemd) zijn. Dat is altijd de bovenste in het rijtje. Deze RCBC leent zijn gegevens uit aan de Relatiekaart. Wanneer u in het formulier hiernaast het vinkje plaatst, zal vanaf het opslaan deze BC de nieuwe RCBC zijn. De oude RCBC wordt dan een gewone BC.


Bewerken meerdere Businesscard's tegelijkertijd








Wanneer u onder/bij een Relatie veel Businesscards hebt, is het verwerken van gegevens op verschillende BC's bewerkelijk. Met het icoontje links (huisje met groene pijl) kunt u in Covide heel gemakkelijk een serie Businesscards in één keer overschrijven met gegevens op de Relatiekaart door een vinkje aan te zetten, zoals hiernaast is gedaan.



Businesscard's selecteren en tegelijkertijd verplaatsen naar een nieuwe Relatie

Wanneer er een serie BusinessCardsverplaatst moest worden, was het erg onhandig dat het één voor één moest gebeuren. Daarom is in Covide CRM de mogelijkheid gemaakt om BusinessCards te selecteren en in één keer te verplaatsten naar een nieuwe Relatie. U doet dit door eerst de BC's te selecteren in een lijst en vervolgens vindt u onder 'Meer acties' de functie. De rest spreekt voor zichzelf.

Toevoegen of wijzigen Classificaties

We laten u hier het toevoegen of wijzigen van classificaties zien op Businesscards. Het classificaties wijzigen of toevoegen op Relatiekaarten gaat net zo; maar dan te beginnen uiteraard op de relatiekaart. Zie de beschrijving bij het maken van een nieuwe relatiekaart.

Op het tweede tabblad van elke BusinessCard vindt u de reeds gekoppelde relaties en classificaties en/of kunt u ook nieuwe toevoegen. In beide gevallen kiest u voor het in Covide voor 'wijzigen' gebruikelijke potloodje. (zie hiernaast)

Vervolgens komt u een een nieuw actief venster terecht, zoals hieronder als voorbeeld is gekozen voor het wijzigen van classificaties.

Aan de linkerkant ziet u alle beschikbare classificaties. Aan rechterkant de classificaties die op dit moment voor deze businesscard zijn geselecteerd. </br> U plaatst vervolgens de gewenste classificaties met behulp van de pijltjes in de juiste vensters, sluit daarna het actieve venster via het rode kruis en slaat tenslotte de wijzigingen op de BusinessCard via de diskette-icoon op.


Zoeken en selecteren via classificaties

onbeperkt aan relaties of businesscards mee te geven
selecteren van één of meerdere classificaties
tal van vervolgacties mogelijk per selectie

Een van de paradepaardjes binnen Covide is het gebruik van classificaties. Labels die onbeperkt aan relaties of businesscards worden meegegeven. Aan de hand van classificaties kunt u eenvoudig een selectie maken.

De werkwijze is als volgt:

  • Ga naar het adresboek en kies voor de optie 'zoek classificaties'.
  • U komt nu in een klein scherm waarin u kunt aangeven om wat voor een soort selectie het hier gaat.
    1. Wilt u een selectie maken op basis van Relaties (alleen de classificaties gehangen aan de RCBC worden bekeken) of wilt u juist een selectie maken op basis van alle BusinessCards?
    2. Wilt u een selectie op basis van Unieke classificaties of juist opgetelde?
      • Unieke classificaties houdt in, dat de te selecteren relaties aan alle classificaties moeten voldoen.
      • Terwijl opgeteld inhoud dat de te selecteren relaties aan één van de classificaties moeten voldoen.
  • Als laatste geeft u aan welke classificaties u wilt door deze bij positief te selecteren. Bij negatief selecteert u classificaties welke u wilt uitsluiten. Bijv. relaties die hebben aangegeven niet benaderd te willen worden.


U klikt vervolgens op het zwarte pijltje naar rechts en het overzicht met de door u zojuist geselecteerde classificaties verschijnt nu op uw scherm.

Wanneer u een e-mailnieuwsbrief wilt verzenden aan een selectie is de werkwijze bijna identiek. Dit wordt uitgelegd in de paragraaf 'E-Nieuwsbrieven'.

Brieftemplate instellen

Eenvoudige eigen huisstijl / logo
makkelijk aanpasbaar

Kies vanaf Covide's dashboard voor 'Adres' en in het dropdownmenu onder 'meer acties' voor 'Brieftemplates'. U komt nu in het scherm met een lijstje van gerealiseerde 'instellingen'. Klikt u weer op 'meer acties', dan is de enige menukeuze die er toe doet 'nieuwe instelling'. Het maken van een brief met behulp van een template doet u vanaf de relatiekaart. (zie verderop)


U komt nu in het scherm, waar u de positionering van een eventueel logo, de in te voegen adresgegevens en de marges links, rechts, boven en onder kunt opgeven.

Let op, dat u een voor u zelf begrijpbare omschrijving meegeeft. Het kan later altijd alsnog, echter ...

Voordat u een logo kunt toevoegen, moet u de template-instellingen opslaan en ook de net opgeslagen template-instellingen via het instellingenmenu opnieuw kiezen. Denkt u erom, dat u vervolgens een logo upload, dat al de gewenste grootte heeft en van het type GIF of JPG is?

Tenslotte kunt u helemaal onderaan ook een footertekst opgeven. Die wordt later op één regel onder de tekst geplaatst. Het heeft dus weinig zin om veel tekst in de footer te plaatsen, want dan wordt deze onleesbaar.

Bij een brieftemplate gaat het om de exacte plek voor bijvoorbeeld te samen te voegen adresgegevens in verband met uw briefpapier en wellicht de vensterenveloppe. Helemaal exact gaat dat niet, maar met enig knutselen en uitprinten, komt u er vast wel uit.

Wanneer uw template-instellingen helemaal naar wens zijn, kunt u ze gebruiken bij het maken van een brief vanaf uw Relatiekaart of Businesscard.


Brief maken op basis van een brieftemplate

snel met de juiste adresgegevens
automatisch gearchiveerd op de relatiekaart
met automatische 'handtekening'

Vanuit Covide kunt u heel eenvoudig zonder andere software te gebruiken een brief maken met automatisch ingevoegde adresgegevens, wanneer die tenminste goed zijn ingevoerd en er een brieftemplate is gemaakt. Voor een brief aan één relatie gaat u naar uw relatiekaart en klikt u op 'nieuwe brief voor deze relatie' onder het venstertje 'brieven via templates'. U vindt dit venstertje standaard rechts op de Relatiekaart en dan wat verder naar beneden.</br> Om een brief te maken voor een campagne aan een selectie uit uw adresboek doet u hetzelfde als hiervoor, waarbij u de brief straks stuurt aan een groep, maar opslaat bij één relatie om niet het hele systeem te vervuilen met vele kopieën. U selecteert als u de juiste template hebt gekozen vervolgens handmatig of via classificaties de gewenste adressen. Het is dus handig om een duidelijke bij de betreffende brief behorende classificatie te kiezen.

Wanneer u kiest voor nieuwe brief voor deze relatie, opent zich een nieuw venster, waar u eerst kiest voor de gewenste eerder door u via de brieftemplate aangemaakte pagina instellingen, vervolgens voert u het veld 'plaats / datum' in en kunt u beginnen met het schrijven van uw brief.

Wat Covide vóór u doet, is achteraf de door u gekozen template-instellingen, de juiste adresgegevens (u kunt hier nog switchen naar gegevens van een businesscard), het standaardlettertype en eventueel een door u uit de e-mailmodule gekozen handtekening (daar te vinden onder voorgedefinieerde content) samenvoegen met uw tekst.

Wanneer uw brief klaar is, kunt u hem opslaan via het diskette-icoon onderaan, maar ook direct in een printbare PDF publiceren en van daaruit printen.

Export adressen

Opmerking voor klanten van het SaaS-Cloud platform!! Covide is een online programma. Dat betekent, dat ook voor het exporteren en importeren van adressen een proces gestart wordt op de server. Aangezien het gehoste Covide platform door duizenden gebruikers tegelijkertijd wordt gebruikt, wordt daar gebruik gemaakt van de standaardafspraak om per proces maximaal 30 seconden beschikbaar te stellen. Wanneer u dus grote hoeveelheden wilt exporteren of importeren, zal dat alleen lukken door het bestand in gedeelten (bijvoorbeeld 500 adressen per keer) aan te bieden. Covide biedt daartoe via classificaties ruimschoots de mogelijkheid.



het gehele adresboek óf een selectie via classificaties van relaties
exporteren als CSV bestand
exporteren als XML bestand
óf één enkel adres exporteren via v-Card

In Covide beschikt u over de mogelijkheid om adressen vanuit uw adresboek te exporteren. Dit kan op verschillende manieren. U kunt vanuit het adresboek alle adresgegevens in één keer exporteren via 'export alle adressen' onder de globale acties in de dropdownbox 'meer acties' en u kunt in diezelfde dropdownbox bovenin ook kiezen voor het exporteren van een selectie.

De export vindt plaats als een Google sheet-bestand of een XML-bestand. Het Google-bestand opent u meteen in Google Apps door de volledige integratie tussen Covide CRM en Google Apps, maar is allleen beschikbaar indien u over een Google Apps Business versie beschikt en kunt u daarna meteen opslaan als een XLS- of CSV-bestand.


Let op!!

  • Wanneer u met Word werkt en in uw Word-documenten bij het samenvoegen altijd gebruik maakt van hetzelfde XLS-bestand, is het natuurlijk heel slim om ook altijd na elke download het CSV-bestand meteen te hernoemen naar dezelfde XLS-naam en op te slaan in dezelfde map. Dan blijft uw samengevoegde bestand ook altijd helemaal bruikbaar. Zie ook 'Hoe open je een CSV-file in Excel? En hoe kun je samenvoegen?'. Daar vindt u ook een kant en klaar mapje om te downloaden, waarin zich de samengevoegde .doc en .xls bevinden om meteen te kunnen gebruiken.
  • In het Export bestand vindt u alle door u geselecteerde kolommen. Wanneer u vanuit het Relatiekaart-overzicht wilt exporteren, kiest u vóór de export vooral voor de gegevens in de laatste kolom van het selectiescherm.


XML-exports worden gebruikt in bijvoorbeeld een pakket voor financiële software als Reeleezee. Covide biedt u ook de mogelijkheid tot exporteren via v-Card. Dit doet u per individueel adres via het menu, dat u onder het pijltje voor elk adres vindt.

Import adressen

Opmerking voor klanten van het SaaS-Cloud platform!! Covide is een online programma. Dat betekent, dat ook voor het exporteren en importeren van adressen een proces gestart wordt op de server. Aangezien het gehoste Covide platform door duizenden gebruikers tegelijkertijd wordt gebruikt, wordt daar gebruik gemaakt van de standaardafspraak om per proces maximaal 30 seconden beschikbaar te stellen. Wanneer u dus grote hoeveelheden wilt exporteren of importeren, zal dat alleen lukken door het bestand in gedeelten (bijvoorbeeld 500 adressen per keer) aan te bieden. Covide biedt daartoe via classificaties ruimschoots de mogelijkheid.




mogelijk vanuit verschillende programma's en vCard
gelijk te classificeren
handmatige invoer overbodig


Natuurlijk hebt u de mogelijkheid om adressen vanuit een ander programma te importeren. Covide biedt daarvoor een heel gebruikersvriendelijke mogelijkheid, maar .... u moet dan wel de juiste stappen in precies de goede volgorde doen!! Covide biedt dan standaard de mogelijkheid om bij het importeren een classificatielabel mee te geven. Daardoor kunt u ná de import een selectie blijven maken van de op dat moment geïmporteerde adressen.

LET OP!!!

  • Wanneer u niet exact te werk gaat, is er achteraf eigenlijk geen goede reparatiemogelijheid meer. Ook daarom is het meegeven van een label bij elke import belangrijk!
  • Geduld is een schone zaak. Bij het importeren van gegevens van uw locale systeem in een webbased omgeving als Covide telt dat zeker.


Hoe het werkt?

Vooraf: Wanneer u een heel goed CSV-bestand aanbiedt, kunt u in één keer Relaties (zakelijk) en BusinessCards importeren inclusief alle classificaties. Daarbij zijn de volgende zaken voorwaarde:

  1. Het CSV-bestand moet echt helemaal optimaal zijn ingevuld. Dit is niet voor elke organisatie hetzelfde. Covide geeft u graag advies op maat.
  2. De Relatienaam moet ALTIJD EXACT GELIJK zijn
  3. U MOET het hele CSV-bestand aanbieden via de import van Businesscards
  4. U MOET het veld met de Relatienaam NIET koppelen aan de Bedrijfsnaam, maar aan het allerlaatste veld 'probeer te koppelen via Relatienaam'
  5. De classificaties MOET u gescheiden door een pijpje ( | ) aanbieden via het op één na laatste veld 'classificatie toevoegen'


Stap voor stap de importprocedure:

Vanuit de dropdownbox kiest u voor de optie "import adressen". Er verschijnt nu een nieuw scherm.

Daarin maakt u de volgende stappen en keuzes:

  • Eerst het scheidingsteken. Belangrijk; want MS Excel gebruikt puntkomma als scheidingsteken in een CSV bestand, terwijl de meeste andere programma's hiervoor de komma gebruiken.
  • Wanneer de eerste regel van het te importeren bestand bijvoorbeeld een index is, kunt u ervoor kiezen deze regel over te slaan.
  • Bij selecteer importdoel geeft u aan of u het te importeren CSV bestand als relaties of als businesscards wilt importeren. Wanneer u businesscards wilt importeren, waarvan er sommigen onder dezelfde relatie moeten terecht komen, dan doet Covide dat tijdens de import automatisch als u tenminste de Relatienaam bij betreffende contacten op exact de juiste wijze hebt geschreven.
  • Vervolgens kunt u het te importeren bestand ingeven. Wanneer u deze handelingen hebt verricht, klikt u op de zwarte pijl naar rechts.
  • Vanuit dit venster heeft u de mogelijkheid om deze lijst in zijn geheel meteen te labelen aan door u te selecteren classificaties via het dropdownmenu. Geef in elk geval één classificatie mee. Dan kunt u deze import ook weer eenvoudig ongedaan maken als dat onverhoopt nodig zou zijn.
  • NIET VERGETEN!!!! Wanneer u dit gedaan alles hebt, gaat u de geïmporteerde velden koppelen aan de velden die Covide standaard heeft, zodat deze op de juiste plaats in Businesscard komt. Bij het koppelen staan boven de kolommen alle kolomnamen van het te importeren bestand, terwijl u via de dropdowns onder die kolomnamen alle velden van de Businesscards kunt koppelen.

Het importeren van bijzondere velden als 'Geachte', 'Beste', 'heer/mevrouw' etc. op de BusinessCards is langs een omweg ook mogelijk. U leest het in de paragraaf Bijzondere velden (Aanhef etc.)



Het importeren van een adres via vCard doet u door een elders geëxporteerde file te importeren via de aangeboden menukeuze. Het kan alleen, wanneer er al een relatie bestaat, waaronder de vCard als Businesscard kan worden geplaatst. Wanneer exact die naam ook als relatie op de vCard voorkomt, wordt de koppeling bij import zelfs automatisch gerealiseerd.

Behalve de hier getoonde importmogelijkheden, kunt u ook via maatwerk nog veel verdergaande importeringen gerealiseerd krijgen. Uw Covide leverancier kan u hierbij van dienst zijn.

Ontdubbelen ná de import van relaties

Bestand:2-25-UK.png

Ontdubbelen tijdens een importproces gaat vaak fout. Daarom heeft Covide iets anders bedacht. Wanneer u nieuwe relaties importeert en Covide vermoedt dat er daarna dubbele relaties in het systeem terecht zijn gekomen, dan biedt Covide u de mogelijkheid om de eventuele lijst met dubbele relaties handmatig langs te lopen en de juiste relatie te behouden. Die lijst roept u op via de hierboven omcirkelde menukeuze.


Nieuwe privécontacten of medewerkers aanmaken

privé contacten en privé adressen
eenvoudig medewerkerskaart realiseren

In Covide is een scheiding gemaakt tussen relaties als rechtspersoon en relaties als mens via

  1. relatie (rechtspersoon)
  2. businesscards (contacten onder de rechtspersoon)
  3. prive (mensen in de privé-sfeer)
  4. medewerkers (mensen werkzaam binnen het eigen bedrijf)


Zakelijke relaties en contactpersonen worden in Covide op een businesscard ingevoerd en gekoppeld aan een relatie.

In deze paragraaf gaat het om personen die u ofwel als privépersoon ofwel als medewerker wilt opnemen in Covide. Dat gaat in eerste instantie langs dezelfde weg in Covide CRM. Echter ... voor uw medewerkers is deze stap slechts de eerste van de twee. In de volgende paragraaf wordt de tweede stap gezet.

De werkwijze:

Allereerst gaat u naar het adresboek. Onder 'meer acties' treft u de keuze 'Nieuw persoon' aan. Door hierop te klikken komt u in het invoerscherm. De vele velden zijn alleen nodig ivm de mogelijkheid van synchroniseren.

Het wijzigen van de gegevens doet u door vóór de adresgegevens op het pijltje naar beneden te klikken en dan voor bewerken te kiezen.


Van 'persoon' naar medewerker of collega

Via de vorige paragraaf hebt u een 'persoon' in uw privélijst aangemaakt. Wanneer u het vinkje 'publiek' hebt laten staan, staat deze persoon in de privelijst van alle gebruikers van uw Covide CRM kantoor. Wanneer deze persoon een medewerker of collega betreft, gaat u vervolgens naar ['gebruikersinstellingen'] om daar de gebruikersgegevens te koppelen aan deze persoon.

Zodra u dat hebt gedaan, en dat kan natuurlijk alleen als u rechten hebt om gebruikersinstellingen aan te passen, dan verdwijnt de betreffende persoon uit de privelijst en verschijnt hij in de lijst 'medewerkers'. Voor hem wordt automatisch een medewerkerskaart aangemaakt en zelfs een uitgebreide wanneer de zonder meerkosten beschikbare module HRM wordt gebruikt. De persoonsgegevens worden vervolgens opgenomen in het eerste standaard mailadres.


Samenvoegen van relaties

Soms fuseren bedrijven en nog vaker organisaties. Dan zou je daarna graag alle communicatie ook onder de nieuwe samengevoegde relatie willen. In Covide CRM is dat mogelijk. U kunt data verhuizen naar een andere relatie door middel van een knopje onderin het informatie-blok op de relatiekaart.

De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement)

Het belang van de MW-kaart

Uw mensen zijn het belangrijkste kapitaal van de organisatie. Een goed HRM-beleid is dus essentieel. Covide helpt u dit te structureren.

Managers met rechten voor HRM-management en de betreffende medewerker hebben bijvoorbeeld toegang tot een stukje bestandsbeheer, waar u beoordelings- en functioneringsverslagen op slaat. En de HRM-manager beschikt ook over de mogelijkheid om belanghebbende extra informatie toe te voegen aan de persoonsgegevens. Het gaat hierbij om alle zaken die u op het voorbeeld hieronder ziet onder het kopje HRM informatie. Belangrijk bijvoorbeeld in het kader van een goede urenregistratie op een project zijn bijvoorbeeld de kilometervergoeding, die u met de betreffende medewerker hebt afgesproken, diens bruto uurloon en de overhead van betreffende medewerker. Dat laatste geeft u aan in procenten ten opzichte van het bruto uurloon. De overhead kunt u per medewerker zelf vaststellen door bijvoorbeeld componenten mee te wegen als thuiswerkplaats, kleding, bureauvoorzieningen, pensioenvoorziening, andere extra voorzieningen ten behoeve van de betreffende medewerker, secretariaatsondersteuning, pay-service, etc.

Maar Covide gaat veel verder. Zo maakt Covide van ieder personeelslid voor het grootste deel zelfs helemaal automatisch een overzichtelijk dossier aan met de belangrijkste zakelijke en persoonlijke gegevens. Sterker: de medewerker doet dat voor een belangrijk deel zelf, want alle aan hem of haar gekoppelde communicatie wordt automatisch op de medewerkerskaart getoond.

Met name wanneer uw organisatie taakgericht en projectmatig werkt, biedt Covide u fantastische tools. In het overzicht dat de Medewerkerskaart biedt (zie afbeelding boven) ziet u in één oogopslag de actuele stand van zaken voor wat betreft aan de betreffende medewerker gekoppelde supportaanvragen, notities, klantcontacten, taken, agenda-afspraken en projecten. Handig bij plotseling niet aanwezig zijn of vakanties.

We lichten er twee uit: de geregistreerde uren en de geregistreerde kilometers:

Geregistreerde uren

Uren worden indien geregistreerd net als andere kosten weggeschreven op een project. Dáár vindt u al die kosten per project bij elkaar. Op basis daarvan kunt u factureren. Ook het overzicht van de geregistreerde uren van al uw collega's bij elkaar vindt u in de projectadministratie. U kunt vandaar uit inzoomen per medewerker.

U wilt echter natuurlijk ook graag kunnen inzoomen vanuit het perspectief van de individuele medewerker. Wat heeft hij geregistreerd? Hoe productief is hij geweest.

Bestand:2-30-UK.png

U kunt daarom vanaf de MW-kaart verder inzoomen per medewerker naar:

  1. Een actueel gesorteerd overzicht van die medewerker per project over een bepaalde tijd (zie afbeelding 1 hierboven)
  2. Een actueel overzicht van die medewerker over een bepaalde periode op basis van dagindeling (zie afbeelding 2 hieronder)

Bestand:2-31-UK.png

Geregistreerde kilometers

Onder de door die individuele medewerker geregistreerde uren bevindt zich het overzicht betreffende de door hem/haar geregistreerde kilometers. Wanneer die op een project werden weggeschreven, vindt u ze daar opgenomen als kostenpost. Op de MW-kaart vindt u echter het overzicht vanuit de view van de betreffende medewerker.

Bestand:2-32-UK.png

Via 'zoeken' opent zich een nieuw scherm:

Hier kunt u precies het bereik bepalen van de periode waarin u de kilometers van deze medewerker in kaart wilt brengen. Uiteraard biedt Covide u de mogelijkheid om het ook even netjes uit te printen. Wanneer gereden is in een eigen auto moet er immers afgerekend worden op basis van een afgesproken kilometerprijs.


Google Docs via Covide CRM

Single Sign On van Covide CRM en Google Apps

Sinds eind 2011 bestaat er een heel directe integratie tussen Covide CRM en Google Docs, omdat sindsdien Single Sign On beschikbaar is. Op het nieuwe Cloud-Platform wordt dit voor alle SaaS-klanten beschikbaar gesteld. Het betekent, dat u niet inlogt via uw gebruikersnaam en wachtwoord in Covide CRM, maar na een klik op het Google Apps logo onder de Covide login via Google Apps. U bent dan tegelijkertijd ingelogd in Covide CRM én Google Apps.

Singles Sign Out

Naast een Single Sign On kennen we ook een Single Sign Out. Dit betekent, dat u automatisch bent uitgelogd uit Google Apps, zodra u uitlogt uit Covide CRM.

Zonder opnieuw inloggen rechtstreeks vanuit Covide CRM naar Google Docs, Mail, Calendar etc.

De grootste voordelen van SSO zijn:

  1. U kunt zonder steeds opnieuw te hoeven inloggen surfen van Covide CRM naar Google Apps. Dat kunt u vereenvoudigen door op het dashboard rechtstreekse links aan te brengen naar specifieke plaatsen binnen Google Apps. Binnen Covide zijn drie plekken, waar wij zo'n directe link al hebben gemaakt. Binnen de e-mail is onder 'meer acties' een directe link naar de SPAM-box in uw Google Apps. (Handig wanneer u even wilt kijken of zich daar misschien een door u verwacht mailtje bevindt.)

De tweede plaats is in het Projectenoverzicht rechtstreeks naar aan dat project gekoppelde en in Google Docs opgeslagen documenten. De derde plek is op de Relatiekaart.

Via een klik op de link in het blokje Google Filemanagement komt u in het overzicht van aan deze Relatie gekoppelde documenten in Google Docs terecht. In Google Docs wordt dit een verzameling genoemd.

Zoals u ziet: dit lijkt de u bekende Covide CRM omgeving. In werkelijkheid is het echter de Google Docs omgeving en dan in dit geval de verzameling CovideCloud (Relatienaam) met de daarin opgeslagen documenten. In ons voorbeeld 2 spreadsheets en 1 tekstdocument. Door op de naam van zo'n document te klikken opent u het onmiddellijk in de bewerkmodus van Google Docs. Alle wijzigingen die u maakt, worden per direct beschikbaar in zowel Google Docs als Covide CRM. Logisch, want het is hetzelfde document.

Een bestaand Google Doc zoeken vanuit Covide CRM

Via de zoekbox linksboven kunt u direct zoeken naar documenten of verzamelingen in Google Docs.

Trechterzoeken ... Superhandig voor bijvoorbeeld wervingbureau's

Covide CRM biedt hier iets, wat Google Docs zelf anno 2012 nog niet biedt: u kunt de zoekresultaten meenemen in een nieuwe zoekactie: trechterzoeken.

Bestand:2-35-UK.png

U doet dit door simpelweg het vinkje te plaatsen onder het resultaat.

Een gevonden bestand koppelen aan de relatiemap

Eenmaal gevonden kunt u er meteen aan gaan werken, maar u kunt het ook eerst vanuit de lijst koppelen aan de relatie. U zet dan eerst het vinkje achter het document (kaan ook met meerdere documenten tegelijk), klikt vervolgens op het icoontje boven de lijst. U komt nu weer terug in de lijst van de relatie. Met het eerste icoontje dat zich nu boven de lijst bevindt, kunt u het te koppelen bestand aan deze verzameling koppelen.

Een document vanaf uw locale systeem of netwerk uploaden en converteren

Naast het zoekboxje links vindt u in het midden de mogelijkheid om een bestand te uploaden. U kunt dit overigens handiger doen binnen Google Docs door het gewoon in de juiste verzameling te slepen.

Een nieuw Google Doc aanmaken vanuit Covide CRM

Aan de rechterkant van het bovenste deel van het scherm vindt u de mogelijkheid om een nieuwe folder, map ofwel verzameling aan te maken. Daaronder vindt u de mogelijkheid om een nieuw document aan te maken. U moet wel even geduld hebben, maar het wordt meteen gekoppeld aan de relatiemap, waarin u zich bevindt.

Een Google Sjabloon gebruiken vanuit Covide CRM

Binnen Google Docs kunt u werken met sjablonen.

Binnen Covide CRM hebben we dit voorlopig een template genoemd. Dit zijn documenten, waarin bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf en andere gegevens al zijn opgenomen. Uiteraard wordt ook dit document automatisch gekoppeld aan de relatie, waar u zich bevindt.

De mogelijkheid om een template te kiezen vanuit Covide CRM vindt u rechtsonder in het bovenste deel van uw scherm, wanneer u via de Relatiekaart het Google Bestandsbeheer bent ingegaan.

Ongeacht of u de template (Google Sjabloon) wel of niet wilt mergen (samenvoegen) met gegevens uit Covide CRM, moet het bestand in Google Drive om binnen Covide als template binnengehaald te kunnen worden onder de juiste relatie als extra 'voornaam' COV_SB meekrijgen. Wanneer u een template wilt gebruiken met de naam Offerte, dan dient u die template in Google op te slaan als COV_SB Offerte.

Wanneer u NIET wilt samenvoegen met inhoud in Covide CRM (de volgende paragraaf) kiest u na het selecteren van de juiste sjabloon NIET voor koppelen aan een Businesscard.

Een Google Doc samenvoegen met gegevens uit Covide CRM

We denken hier bijvoorbeeld aan het opnemen in een standaard document van bij betreffende relatie behorende adresgegevens, een relatienummer en/of een automatisch geplaatst briefnummer.

Omdat hier juist wel gemerged moet worden met de juiste BusinessCard gegevens, moet u hier de gewenste BusinessCard kiezen, wanneer u daarom wordt gevraagd.

Klanten van Covide CRM in de Cloud kunnen zich melden bij sales@covide.nl voor een gratis voorbeeld van zo'n template, waarin alle beschikbare codes zijn opgenomen.


Inhoud handleiding
Adresboek
  1. Vooraf: Adresboek in het kort
  2. Synchroniseren van adressen
  3. Zoeken in het Adresboek
  4. Nieuwe relatie toevoegen
    1. CustomTab
      1. Het onderhoud van de gegevens op uw CustomTab
      2. Het onderhoud van de gewenste velden op uw CustomTab
    2. Alleen relatie gerelateerde gegevens
    3. Overige relatiegegevens (meteen de eerste BusinessCard)
  5. Bijzondere velden (Aanhef etc.)
  6. Extra velden
  7. B2B en B2C, drie soorten privépersonen
    1. de privépersonen gezien vanuit de medewerker
    2. de privépersonen die u als contactpersoon bij een zakelijke relatie hebt
    3. de privépersonen gezien als een B2C relatie
  8. Een relatie op niet-actief zetten, definitief verwijderen of juist weer op actief terugzetten
  9. Een selectie relaties bewerken of verwijderen
  10. Een selectie verwijderen uit de lijst niet-actieve relaties
  11. Accountmanager koppelen of verwijderen
  12. Aanmaken en beheren classificaties
  13. Groepsfunctionaliteit en beheer van het adresboek
  14. De Relatiekaart
  15. Businesscards / Extra adres- en contactgegevens
  16. Toevoegen, wijzigen of verwijderen van een Businesscard
  17. Een gewone Businesscard wordt RC Businesscard en omgekeerd
  18. Bewerken meerdere Businesscard's tegelijkertijd
  19. Businesscard's selecteren en tegelijkertijd verplaatsen naar een nieuwe Relatie
  20. Toevoegen of wijzigen Classificaties
  21. Zoeken en selecteren via classificaties
  22. Brieftemplate instellen
  23. Brief maken op basis van een brieftemplate
  24. Export adressen
  25. Import adressen
  26. Ontdubbelen ná de import van relaties
  27. Samenvoegen van relaties
  28. Nieuwe privé contacten of medewerkers aanmaken
  29. Van 'persoon' naar medewerker of collega
  30. De medewerkerskaart (HRM, personeelsmanagement)
    1. Het belang van de MW-kaart
    2. Geregistreerde uren
    3. Geregistreerde kilometers
  31. Google Docs via Covide CRM)
    1. Single Sign On van Covide CRM en Google Apps
    2. Singles Sign Out
    3. Zonder opnieuw inloggen rechtstreeks vanuit Covide CRM naar Google Docs, Mail, Calendar etc.
    4. Een bestaand Google Doc zoeken vanuit Covide CRM
      1. Trechterzoeken ... Superhandig voor bijvoorbeeld wervingbureau's
    5. Een gevonden bestand koppelen aan de relatiemap
    6. Een document vanaf uw locale systeem of netwerk uploaden en converteren
    7. Een nieuw Google Doc aanmaken vanuit Covide CRM
    8. Een Google Sjabloon gebruiken vanuit Covide CRM
    9. Een Google Doc samenvoegen met gegevens uit Covide CRM
 
Teruggeplaatst van "http://wiki.covide.nl/Adresboek"
Persoonlijke instellingen